O inventário negativo geralmente é o resultado de uma diferença entre o estoque disponível real e o inventário virtual, conforme monitorado e calculado por um sistema de computador. Isso geralmente ocorre quando um erro foi cometido ou os sistemas não estão sendo atualizados corretamente e indica que os produtos foram vendidos ou transferidos que não deveriam. Problemas com o estoque também podem surgir quando os produtos são perdidos, o estoque é ajustado para remover os produtos perdidos e, em seguida, são encontrados sem reajustar o estoque.
O termo pode parecer inicialmente uma contradição, pois implica que uma empresa pode ter menos de zero de um produto, mas é uma consequência razoável do gerenciamento de estoque. Basicamente, indica que uma empresa vendeu produtos que não estão realmente lá ou vendeu produtos que não faziam parte do registro do inventário. Isso pode ocorrer devido a falta de comunicação entre os sistemas. Se uma empresa de manufatura tiver vendido um item antes de ser fabricado, é possível que o sistema de estoque mostre um estoque negativo até que o produto seja produzido e a contagem seja corrigida.
O inventário negativo também pode ocorrer como resultado da contagem ou subtração inadequada de produtos do local errado em uma empresa. Se as contagens disponíveis em um computador indicarem que uma loja deve ter 12 itens específicos, mas um funcionário não conseguir encontrar esses 12 itens, eles poderão ser subtraídos do inventário da loja. Geralmente, supõe-se que isso tenha sido causado por alguma forma de retração e pode estar relacionado a práticas inadequadas de recebimento ou roubo. Se todos os 12 itens forem encontrados e colocados na prateleira para venda, sem que o estoque da loja seja ajustado, sua venda poderá criar um estoque negativo para essa loja.
Embora o estoque negativo não seja necessariamente desastroso para uma empresa, ele pode levar a uma manutenção deficiente de registros e dificultar o controle do estoque. A loja no exemplo acima perdeu lucros, por não ter o item na prateleira, e pode acabar com muito do produto, à medida que novos itens são enviados para a loja e os itens ausentes são encontrados. A situação também pode ocorrer se uma empresa rastrear indevidamente o mesmo item em vários locais. Se houver 50 de um item no local A e 100 de um item no local B, por exemplo, 100 vendas no local B incorretamente documentadas como provenientes do local A criariam um inventário negativo no local A.
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