Em geral, o gerenciamento de inventário refere-se ao método pelo qual as empresas lidam com recursos e materiais tangíveis para garantir que os recursos estejam prontamente disponíveis para uso. Os inventários geralmente são gerenciados usando um sistema de lista de papéis ou um sistema ativado por software de computador. Ao usar um sistema de gerenciamento de inventário, uma família pode esperar manter os suprimentos necessários à mão, enquanto uma empresa pode usar os recursos com mais eficiência para gerar receita.
A forma mais simples de gerenciamento de inventário é o método de cópia impressa, pelo qual é mantida uma lista de materiais usados regularmente. Quando itens são trazidos, eles são adicionados à lista. Quando os suprimentos acabam, é feita uma compra para reabastecer os materiais. Dessa maneira, um inventário em execução dos materiais mais importantes pode ser fornecido a qualquer momento. Essa forma simples de gerenciamento de estoque é útil para que os materiais possam ser comprados em momentos oportunos, quando os preços são baixos e nada crítico acaba.
Outra forma popular de administração de inventário é o sistema de gerenciamento de inventário baseado em software de computador. À medida que os suprimentos se acumulam, um sistema de gerenciamento de inventário por computador pode ser usado para acompanhar grandes quantidades de produtos e materiais. Sempre que um material individual é trazido ou sai do inventário, o software de gerenciamento de inventário faz ajustes para corresponder a essas atividades.
Um sistema de inventário computadorizado também é útil para avaliar os custos associados ao uso de materiais em larga escala. Quando vinculado a um sistema de contabilidade central, o software de inventário de computadores pode calcular facilmente o custo médio por unidade. Um método de inventário por computador também informa a receita média gerada quando os materiais são usados para produzir mercadorias compradas e vendidas.
O motivo mais importante pelo qual os sistemas de inventário são usados é rastrear suprimentos para que os problemas de inventário possam ser identificados rapidamente. Se os materiais estiverem em alta demanda, um sistema de inventário permitirá que uma organização seja estratégica quanto ao manuseio de materiais, fazendo compras planejadas para manter os suprimentos à mão e reduzindo o desperdício de materiais. Além disso, muitas organizações são obrigadas a manter uma lista de inventário em andamento de mercadorias para fins fiscais e de seguros.
Ter um sistema de gerenciamento de inventário que funcione bem depende do tamanho da organização e do tipo de materiais a serem rastreados. Embora um método simples de inventário possa funcionar bem para uma pequena empresa; para grandes organizações com um grande número de suprimentos, peças ou materiais em mãos, pode ser necessário um sistema de inventário de computadores para acompanhar a demanda. Sem um sistema claro para manter os níveis de estoque estáveis, podem surgir problemas que podem ser dispendiosos e inconvenientes.
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