Fazer inventário faz parte do processo básico de gerenciamento e controle de negócios responsável. Realizando periodicamente uma contagem física, é possível garantir que todos os itens relevantes sejam contabilizados adequadamente e que os documentos atuais relacionados ao valor do inventário sejam precisos. Aqui estão algumas das diferentes maneiras pelas quais as empresas gerenciam esse tipo de controle de materiais ao longo dos anos.
Uma abordagem consagrada ao inventário é conhecida como contagem de ciclos. Utilizada por muitos anos em fábricas têxteis, essa abordagem exigia a realização de inventários físicos regulares de uma parte dos materiais armazenados nas lojas de suprimentos no nível da fábrica. Muitas empresas têxteis gerenciam seus suprimentos usando o que é conhecido como código de material, que é simplesmente uma maneira fácil de categorizar vários componentes e materiais associados à função de um determinado departamento da fábrica.
Uma contagem de ciclo típica identificaria um número limitado de códigos de material para inventário a cada mês do calendário. Os códigos de material selecionados estariam sujeitos a uma contagem física, com cada unidade de cada item listado sob esses códigos contados fisicamente. O resultado da contagem de ciclos é comparado aos registros mantidos dos recebimentos e saídas desses itens, e as diferenças entre os dois são observadas e reconciliadas. As contagens de ciclo geralmente são estruturadas para permitir que todo o inventário seja fisicamente contado ao longo do ano e, muitas vezes, podem facilitar muito o processo de realizar uma reconciliação anual de materiais de lojas completas.
Graças ao uso de software moderno, também é possível fazer rapidamente o inventário de um grupo selecionado de itens com grande facilidade. Por exemplo, gerar uma impressão da quantidade de material de escritório que deve estar disponível é muito simples. O relatório impresso refletirá quanto de cada item ainda deve aguardar a emissão para um determinado departamento, a partir da data em que o relatório for extraído. Essa abordagem exige que todos os recebimentos e problemas sejam registrados no banco de dados antes que o relatório seja gerado; caso contrário, a contagem será desativada.
Muitas empresas empregam um processo que depende muito do uso de FIFO e LIFO. Acrônimos para first in last out e last in first out respectivamente, esse tipo de gerenciamento de inventário conta com precisão registrada quando os itens chegam e quando são desembolsados para um determinado departamento da empresa. Com essa abordagem, as unidades restantes de um determinado item são verificadas fisicamente após os recebimentos do dia e os problemas terem sido inseridos no banco de dados da cadeia de suprimentos. Esse processo geralmente permite que pequenas empresas que precisam manter os estoques ao mínimo para fins fiscais sempre saibam exatamente o que têm em mãos e tomem medidas se uma quantidade significativa de um determinado item não puder ser contabilizada.
Os processos de inventário podem ser muito elaborados ou muito simples, dependendo das necessidades da empresa. Ao escolher o tipo certo de sistema e software de rastreamento e ser diligente em unidades de contagem física regularmente, é possível garantir que os registros de materiais sejam mantidos precisos o tempo todo. Isso facilita muito a avaliação de todos os tipos de estoques, desde matérias-primas a produtos acabados.
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