O estoque costuma ser uma grande despesa para varejistas, fabricantes e outras empresas com operações baseadas em estoque. A análise de inventário permite que a equipe de gerenciamento da empresa descubra falhas no sistema e melhore as operações. Existem diferentes aspectos para esse processo. Proprietários e executivos devem revisar o sistema de contabilidade de estoque, controles internos e fluxo físico de mercadorias. A análise de inventário também pode exigir que um funcionário de longo prazo revise constantemente o processo de inventário para manter os procedimentos adequados.
Dois tipos de sistemas de contabilidade de estoque estão presentes nos negócios: perpétuo e periódico. Uma análise de inventário pode ajudar uma empresa a determinar qual usar e se o sistema atual funciona ou não corretamente. O sistema perpétuo atualiza o razão geral da empresa para cada venda, compra ou ajuste de itens de estoque. O sistema periódico atualiza apenas a conta de estoque no final do mês. Uma contagem de inventário físico é necessária para ambos os sistemas, embora menos vezes para o sistema perpétuo.
Durante a análise de inventário, uma empresa deve revisar seu processo de produção para determinar qual sistema usar. Processos de lote único ou bens individuais produzidos um de cada vez geralmente se enquadram no sistema perpétuo. As atualizações frequentes da conta do inventário ajudam a rastrear dados financeiros. As empresas que produzem grandes conjuntos de mercadorias homogêneas geralmente usam o sistema periódico. Atualizações menos frequentes funcionam bem porque os tipos de mercadorias produzidas são normalmente os mesmos.
Controles internos são as medidas de proteção adotadas por uma empresa para proteger o estoque. Isso inclui pedidos de compra pré-numerados, locais físicos seguros para armazenar inventário e sistemas ou câmeras de segurança para monitorar o inventário nos negócios. A contratação de funcionários alfandegados e a separação de tarefas de estoque entre funcionários também são controles internos. A análise de inventário identifica se os controles internos atuais estão funcionando corretamente e quais controles internos são necessários para proteger ainda mais o inventário. Os controles internos geralmente são diferentes entre as empresas, pois eles usam controles específicos para suas operações.
O fluxo físico do inventário é outro aspecto da análise de inventário. Isso envolve a revisão das operações de estoque do início ao fim. Todas as práticas de pedido, recebimento, estoque e venda de inventário precisam ser revisadas para determinar como elas funcionam. Esse processo também funciona bem na identificação de problemas de controle interno. Atualizações sobre como os funcionários concluem cada tarefa no processo de inventário podem ajudar uma empresa a proteger esse ativo.
A análise de inventário não deve necessariamente ser um processo pouco frequente em um negócio. As empresas devem revisar e atualizar ativamente os procedimentos de inventário frequentemente para garantir que não haja fraude ou desfalque nas práticas da empresa. Definir um cronograma específico para análise de inventário também garante a conclusão adequada das tarefas pelos funcionários.
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