Quando uma empresa, organização, região ou instituição educacional procura serviços de investimento, como contabilidade, serviços atuariais ou gestão de ativos, geralmente ocorre um processo de licitação. Especialmente para instituições públicas, como fundos de pensão ou dotações universitárias, existe um nível de responsabilidade que deve ser alcançado para as decisões que são tomadas. No nível corporativo, isso também é verdadeiro porque um conselho de administração responsabilizará a administração pelas decisões tomadas. O processo de licitação é uma forma de manter um método transparente de contratação de prestadores de serviços terceirizados que permaneça justo e que, quando feito com sucesso, levará à seleção do fornecedor adequado.
A licitação geralmente começa com uma solicitação de proposta (RFP), que é emitida pela entidade que busca serviços financeiros ou por um consultor externo que está gerenciando o processo de busca. Um documento é divulgado ao público ou apenas por convite. As qualificações para o contrato são descritas na RFP e, como resultado, a maioria das empresas qualificadas responde ao convite no processo de licitação. Para que os prestadores de serviços respondam de forma eficiente, será estabelecido um período de perguntas e respostas (Q&A) entre os licitantes e o emissor ou consultor. Após esse período de perguntas e respostas, um prazo para envio é cumprido.
Em um processo de licitação competitivo aberto, as entradas do provedor de serviços que são recebidas estão disponíveis para outras pessoas verem. Um processo de licitação competitivo fechado é menos público e apenas alguns indivíduos têm acesso às inscrições nesse tipo de processo. Freqüentemente, os resultados das perguntas e respostas são postados para que outros licitantes vejam, caso estejam enfrentando perguntas semelhantes.
Após o prazo de envio, todas as inscrições são analisadas. Com base no conjunto de envios, o tempo que leva para revisar varia. É criada uma pequena lista das empresas qualificadas que melhor atendem aos critérios da RFP, restringindo o processo de licitação. As empresas que aparecem em uma lista curta podem ser convidadas para as reuniões do emissor para explicar melhor os produtos e serviços oferecidos e para responder a quaisquer preocupações ou perguntas que o emissor possa ter em relação à estratégia, taxas ou outras preocupações.
O processo de licitação termina quando um provedor de serviços recebe o contrato. Freqüentemente, mesmo depois que o vencedor é selecionado, algumas negociações devem ser finalizadas. No caso de as negociações finais falharem, um emissor freqüentemente selecionará um licitante vice-campeão para obter o contrato em seu lugar.