Muitos projetos de construção e reforma residencial são concedidos por meio de um processo de licitação. O processo começa quando o proprietário do projeto emite uma solicitação de propostas (RFP), que contém informações sobre o trabalho a ser executado. Os empreiteiros usam as informações contidas na RFP para estimar o custo para executar o trabalho especificado. Eles submetem esses custos ao proprietário na forma de uma proposta de licitação, que o proprietário deve então comparar com outras licitações para selecionar um empreiteiro.
Para facilitar a comparação de lances, os proprietários podem usar um documento conhecido como planilha de lances. A folha de licitação pode ser uma simples folha de papel ou uma planilha complexa, dependendo do escopo do projeto. Ele contém uma lista de todas as tarefas necessárias para concluir o trabalho. Por exemplo, uma folha de licitação para uma pequena reforma em uma casa pode incluir tarefas como demolição, drywall, piso, iluminação e encanamento. Também pode incluir itens auxiliares relacionados a licenças de construção, serviços de engenharia e outras tarefas do projeto não diretamente relacionadas à construção.
Na indústria de construção comercial, as fichas de licitação são frequentemente organizadas de acordo com o sistema MasterFormat desenvolvido pelo Instituto de Especificações de Construção (CSI). O sistema MasterFormat divide um projeto por operação e, em seguida, divide cada operação em tarefas individuais. Por exemplo, uma única categoria pode incluir toda a pintura necessária no trabalho e pode ser dividida com itens de linha que tratam da pintura de tetos, paredes, portas, móveis e superfícies externas. Este sistema não só padroniza o processo de revisão de licitações, mas também minimiza erros e omissões em uma planilha de licitações.
Em muitas situações, o proprietário não finalizará a planilha de propostas até que a maioria das propostas tenha sido recebida. Isso permite que o proprietário use cada proposta de lance para procurar itens que ele pode ter perdido ao considerar o escopo do projeto. Por exemplo, um empreiteiro de drywall pode incluir a instalação da porta em seu preço, o que pode lembrar o proprietário de que ele deixou este item fora de sua folha de licitação. Ao procurar pistas sobre cada licitação, ele pode garantir que a planilha de licitações contém um escopo completo de trabalho para o projeto.
Depois que todos os lances forem enviados, a planilha de lances deve ser usada como uma lista de verificação para ajudar o proprietário a realizar uma comparação “maçãs com maçãs” entre as várias propostas. Se não estiver claro se um item está incluído, o proprietário pode entrar em contato com o licitante para confirmação. O licitante também pode ser solicitado a ajustar seu preço para incluir ou excluir o item em questão. Uma vez que o proprietário tenha concluído que todas as propostas estão cobrindo o mesmo escopo de trabalho, ele pode facilmente adjudicar um contrato ao licitante menos qualificado.
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