A licitação é um sistema no qual as empresas que procuram um produto ou serviço permitem que outras empresas ou indivíduos enviem ofertas concorrentes para obter o direito de fornecer o produto ou serviço solicitado. O processo também é conhecido como “chamada de licitação”, pois a empresa que precisa do produto ou serviço está solicitando que os fornecedores enviem sua melhor oferta. As compras são geralmente realizadas pelo agente de compras da empresa que procura um produto ou serviço. Essa pessoa tem autoridade para adjudicar contratos a fornecedores da oferta vencedora.
A maioria das empresas que confiam nos produtos ou serviços de terceiros possui um departamento de compras. Essas empresas incluem aquelas que precisam de matérias-primas para produzir seu produto acabado, como firmas de fabricação, montadoras ou revendas de computadores, entre outras. A empresa que solicitou os lances também descreverá os requisitos de cada lance em um documento chamado solicitação de proposta (RFP). A solicitação de proposta descreve o procedimento que os licitantes precisam seguir para enviar suas propostas. Isso geralmente inclui o preço que o fornecedor fornecerá um produto ou serviço e o horário em que será entregue.
As instalações governamentais normalmente usam o sistema de compras para obter várias ofertas justas para qualquer produto ou serviço de que precisam. Isso é para garantir que nenhuma impropriedade ocorra na adjudicação de qualquer contrato. Por exemplo, a Administração de Serviços Gerais dos Estados Unidos (GSA) tem vários departamentos que executam o sistema de licitação. O GSA possui um site que lista todas as oportunidades de contato e suas instruções de lances associadas.
A maioria dos sistemas de licitação exige que o vencedor seja o preço mais baixo. Alguns sistemas, no entanto, contam com uma combinação de variáveis, como prazo de entrega, probabilidade de inadimplência e crédito do fornecedor. Para enviar uma oferta, um fornecedor em potencial precisa apenas se registrar na empresa que está solicitando a proposta e prepará-la de acordo com as regras e diretrizes específicas do contrato.
O licitante vencedor é notificado pelo gerente de compras e recebe o contrato oficialmente. O fornecedor recebe uma certa quantidade de tempo para entregar seu produto ou serviço. Se o produto ou serviço não puder ser entregue no prazo, o contato poderá ser declarado nulo e o processo de licitação iniciado novamente. O fornecedor que não pôde entregar a tempo é geralmente desqualificado de enviar outras ofertas no mesmo contrato.
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