Um processo de gerenciamento de mudanças é uma série de práticas comerciais usadas para controlar e gerenciar mudanças em um grande sistema ou organização. O termo é mais comumente usado em engenharia de sistemas ou em grandes projetos de construção. O objetivo do gerenciamento de mudanças é garantir que haja uma comunicação clara entre o cliente e o provedor de serviços sobre a variação solicitada das especificações aceitas, o impacto na linha do tempo e o custo projetado dessas alterações. Um bônus adicional a esse processo é a validação da autorização para as solicitações de mudança.
Todo o processo de gerenciamento de mudanças é composto por três itens: solicitação da mudança, avaliação do tempo e custo para fazer a mudança e implementação das mudanças. Essas etapas permanecem as mesmas se o projeto for um projeto de tecnologia da informação ou um projeto de construção. Vale ressaltar que uma adesão estrita a um processo formal de gerenciamento de mudanças é reconhecida pelos tribunais como uma ferramenta válida para gerenciar mudanças nos contratos. As alterações solicitadas e aprovadas pelo processo devem ser pagas pela empresa, independentemente da autoridade do solicitante. Supõe-se que a empresa tenha desenvolvido uma prática comercial que seguisse seu processo de aprovação interna.
Para gerenciar as solicitações de mudança, muitas empresas projetam um formulário que fornece todas as informações necessárias. Por exemplo, um formulário de solicitação de mudança geralmente requer o nome do solicitante e seu título, o racional comercial da solicitação, a funcionalidade necessária e as implicações gerais. Também estão incluídos os nomes das pessoas responsáveis e quem testará e aceitará as alterações. Após o recebimento e a revisão do formulário, o administrador do sistema atribui um número de rastreamento à solicitação.
A pessoa responsável pelo sistema ou projeto agora revisa os detalhes da solicitação e calcula os recursos necessários, a alocação de tempo e os custos associados à implementação dessa alteração. Durante esse processo, pode haver perguntas ou esclarecimentos necessários ao solicitante. Essas informações são incorporadas ao formulário de solicitação de alteração.
Se os custos forem aceitos, a solicitação será normalmente adicionada a uma lista priorizada de outras solicitações de mudança, como parte do processo de gerenciamento de mudanças. O trabalho é atribuído a uma área específica, que entrará em contato com o gerente do sistema ou projeto para esclarecer os requisitos e fazer as alterações necessárias. Em um ambiente de tecnologia da informação, essas alterações são feitas em um sistema de teste. É de responsabilidade dos testadores garantir que as alterações atendam aos requisitos originais e não gerem resultados negativos. Após a conclusão bem-sucedida dos testes, as alterações são movidas para o sistema de produção ou ao vivo. Quaisquer problemas ou novos problemas criados como resultado dessa alteração são revisados e podem resultar em ciclos adicionais de alterações, testes e implementação.
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