Hoje em dia, fazer parte dos negócios é poder planejar eventos que ajudem a fortalecer uma empresa internamente, além de informar e educar as pessoas sobre o objetivo e o local da empresa em um setor. Uma das maneiras mais eficazes de se conseguir isso é ter um programa de eventos corporativos em andamento.
Essencialmente, um programa de eventos corporativos tem a ver com o planejamento de atividades, conferências, projetos comunitários e outros eventos que visam atingir os objetivos gerais da organização. Alguns dos eventos que se enquadram no amplo guarda-chuva de um programa corporativo de eventos se concentram nas necessidades e funções internas. Como exemplo, as empresas com vários locais podem optar por realizar uma conferência anual ou semestral para executivos e gerentes-chave, fornecendo um fórum para educação e compartilhamento de informações dos próximos eventos e metas para a empresa.
Outro exemplo seria participar de exposições e conferências de negócios em que a empresa e sua linha de produtos têm a chance de atrair a atenção de novos clientes. Uma terceira variação de programas corporativos tem a ver com envolver a empresa com alguma necessidade na comunidade onde a empresa ou uma instalação da empresa está localizada.
Independentemente de qual tipo de programa de eventos corporativos está envolvido, há vários aspectos essenciais que devem ser abordados para que os eventos corporativos sejam bem-sucedidos. Um bom lugar para começar é definir o objetivo e a missão do evento. Chegar a um entendimento claro dos motivos do evento facilitará muito a perspectiva do planejamento corporativo.
Como exemplo, se o próximo evento que precisa ser planejado for uma escapada de fim de semana para os cinco principais clientes da empresa, o foco será a organização de viagens para os clientes, incluindo passagem aérea, transporte terrestre e acomodações de hotel. A partir daí, será necessário levar em consideração as providências para refeições e diversões, como coquetéis, golfe ou shows. Caso a empresa deseje reconhecer formalmente esses clientes, será necessário planejar um jantar de depoimento.
Por outro lado, se o planejamento do programa de eventos corporativos for mais voltado para uma conferência de treinamento interno, o foco será um pouco diferente. Uma conferência interna envolverá o planejamento da agenda, organização dos palestrantes e facilitadores para as sessões, determinação da necessidade de inclusão de exposições, planejamento de refeições e quartos de hotel e estabelecimento de um processo de inscrição. Embora a organização de um evento de fim de semana para alguns clientes valiosos possa levar apenas alguns meses, o planejamento de uma grande conferência pode ser um processo que pode levar de seis a oito meses no mínimo.
Muitas empresas maiores têm pessoal dedicado exclusivamente ao gerenciamento de todo e qualquer planejamento de seu programa de eventos corporativos. Essas pessoas criativas e organizadas serão convidadas a lidar com tudo, desde jantares para visitantes em potencial e clientes, até o planejamento de eventos que envolvam exposição nacional para a empresa. Para empresas que podem limitar seu programa de eventos corporativos a alguns eventos de tamanhos variados a cada ano, há sempre a opção de manter um planejador de eventos corporativos em retenção. Enquanto o programa de eventos corporativos puder atingir as metas desejadas pela empresa e permanecer dentro das limitações orçamentárias, todos ficarão felizes com os resultados.
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