Transcrição comercial é um documento que fornece um registro permanente do que ocorreu em uma reunião de negócios de algum tipo. Muitas empresas exigem esse tipo de transcrição para uma ampla variedade de reuniões, incluindo relações com investidores ou reuniões de resultados, ou como registro dos eventos em reuniões de diretoria ou diretoria. O que deixa de lado uma transcrição comercial de outras formas de registros permanentes é que os detalhes geralmente estão na forma de uma recitação literal do que foi dito na reunião, em vez de manter minutos que condensam e essencialmente resumem os eventos.
O uso da transcrição comercial é encontrado em reuniões realizadas em uma ampla variedade de ambientes. Isso inclui reuniões presenciais em locais físicos, bem como reuniões realizadas por meio de uma teleconferência ou mesmo uma conferência pela Web. Nas décadas passadas, os transcriptionists treinados para usar taquigrafia frequentemente preparavam uma cópia escrita dos eventos que ocorreram durante a reunião e depois usavam as notas taquigráficas para preparar uma transcrição completa posteriormente. Mais recentemente, a abordagem exige a realização de uma gravação de áudio do evento e o uso dessa gravação para preparar a transcrição comercial digitada.
Além de usar a transcrição comercial para reuniões de alto nível, elas também podem ser úteis na criação de registros permanentes detalhados para outros eventos. Por exemplo, um gerente de vendas nacional ou regional pode optar por solicitar uma transcrição para conferências semanais ou mensais realizadas com outro pessoal de vendas da organização. Da mesma forma, a preparação de uma transação comercial para reuniões realizadas pelos membros de um comitê de projeto também pode ajudar a criar um registro permanente do que foi discutido na reunião e em que contexto.
Enquanto muitas empresas gerenciam o processo de transcrição de negócios internamente, também é possível fazer uso de serviços de transcrição independentes para gerenciar o processo. Muitas empresas de telecomunicações que fornecem produtos de conferência por áudio e pela Web também oferecem esse tipo de serviço. Um documento escrito é preparado a partir da gravação em áudio da reunião e depois encaminhado para um contato importante na organização do cliente. A maioria dos provedores enviará a transcrição de uma de várias maneiras diferentes, com base nas necessidades do cliente. A submissão pode estar na forma de um documento eletrônico anexado a um email, um documento publicado em um site seguro para recuperação por indivíduos com a autorização correta ou até mesmo preparar e encaminhar um CD-R contendo o arquivo eletrônico.
A importância da transcrição comercial não pode ser exagerada. Como a transcrição incluirá detalhes completos sobre quem disse o quê em uma reunião, os detalhes geralmente podem ser muito úteis no estabelecimento de contexto para as declarações feitas. Isso pode ser especialmente importante ao usar a transcrição para resolver problemas que afetam a operação dos negócios, incluindo quaisquer questões legais que possam surgir em algum momento após a reunião.
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