Um dos serviços bancários que empresas de todos os tamanhos podem considerar úteis é um serviço de cofre. Essencialmente, um cofre é simplesmente uma caixa postal que o seu banco estabelece para a sua empresa e que o banco controlará. Você receberá um endereço de remessa que permitirá que seus clientes enviem o pagamento de todas as faturas emitidas por sua organização diretamente para o cofre. Por sua vez, o seu banco irá abrir toda a correspondência, depositar os cheques nas suas contas e fornecer-lhe um acesso eletrónico que lhe permite ver a atividade diária. Resumindo, seu banco se torna o meio pelo qual você coleta contas a receber e as deposita em sua conta operacional, folha de pagamento ou outra conta comercial designada.
Existem várias vantagens em proteger um cofre para sua empresa. Um dos mais importantes é a segurança. Geralmente, os cofres são protegidos acima e além das medidas de segurança usuais associadas a ter uma caixa postal. Quando um pagamento chega ao seu cofre, as chances de ele cair nas mãos erradas são quase nulas. Isso pode dar a você e à sua base de clientes uma sensação de conforto.
Em segundo lugar, o procedimento de cofre pode tornar muito mais fácil para você lançar pagamentos em seu sistema de contabilidade. Muitos bancos podem fornecer detalhes sobre os pagamentos depositados, incluindo imagens dos cheques e quaisquer outros documentos que venham com o cheque. Freqüentemente, um lote diário de recibos pode ser baixado como PDF e usado para entrada manual em seu sistema. Esse método evita que sua equipe de contabilidade precise abrir e-mails e classificar os cheques antes de inserir os dados. Além disso, elimina a necessidade de preparar um depósito bancário.
No entanto, você pode economizar ainda mais tempo, dependendo do tipo de software de contabilidade usado. Muitos bancos podem fornecer um relatório delimitado que pode ser importado diretamente para alguns sistemas de software de contabilidade. Se você tiver a sorte de ter um software compatível, a tarefa de postar pagamentos pode levar alguns minutos, mesmo que a lista de pagamentos chegue a centenas.
Uma terceira vantagem do sistema de lockbox é que você tem um histórico de backup de suas contas a receber. Se algo importante acontecer com seu sistema de contabilidade de software e você perder uma parte ou todos os dados, os relatórios de histórico sobre a atividade do lockbox podem ajudá-lo a iniciar o processo de reconstrução. Isso significa que você pode atualizar suas contas de clientes rapidamente, bem como começar a reconstruir seus relatórios de receitas e despesas mês a mês.
Embora um cofre não execute nenhuma função que sua equipe de contabilidade não pudesse fazer por você, as vantagens de economizar tempo, fonte de informações de backup e segurança aprimorada tornam um sistema de cofre uma opção muito atraente. Verifique com seu banco hoje e veja o que eles têm a oferecer na forma de um programa de lockbox.