O termo “folha de pagamento” abrange todos os funcionários de uma empresa que recebem um salário regular ou outra remuneração. Alguns funcionários podem receber um salário fixo, enquanto outros são pagos por horas trabalhadas ou pelo número de itens produzidos. Todos esses métodos de pagamento diferentes são calculados por um especialista em folha de pagamento e os contracheques apropriados são emitidos. As empresas costumam usar ferramentas de medição objetivas, como cartões de ponto ou horários preenchidos pelos supervisores, para determinar o valor total da remuneração devida a cada período de pagamento.
Depois que um contador da folha de pagamento multiplica as horas de um empregado pela sua taxa de pagamento, o valor da receita bruta é inserido em uma calculadora ou programa de computador. Deduções regulares, como retenções de impostos, seguro médico, contribuições sindicais, contribuições de caridade e assim por diante, são categorizadas e subtraídas. O saldo remanescente é então convertido em cheque ou depósito eletrônico e se torna o pagamento líquido do empregado durante esse período. Nos EUA, os departamentos de folha de pagamento também identificam o empregador e os funcionários por um código federal e mantêm um registro contínuo da receita e deduções totais do exercício.
Para os pequenos empresários, manter dinheiro suficiente para pagar a todos os funcionários geralmente é uma de suas maiores prioridades. Mesmo que o negócio em si não tenha se tornado lucrativo, os funcionários ainda devem ser remunerados por seus serviços. É por isso que muitas empresas menores preferem manter suas obrigações com a folha de pagamento o mais baixa possível até atingirem um certo nível de rentabilidade. Não é incomum os proprietários de pequenas empresas renunciarem a seus próprios salários para pagar seus empregados.
A criação de um sistema eficaz de folha de pagamento não é especialmente difícil para contadores treinados, mas pode consumir muito tempo. Algumas empresas menores confiam no software de computador fácil de usar para configurar um sistema simples, completo com impressoras de cheques e armazenamento de arquivos. Empresas maiores podem designar contadores treinados para lidar com questões salariais como parte de suas funções gerais. As empresas sem os meios para manter seus próprios sistemas geralmente escolhem realizar essa tarefa para especialistas externos.
Como os registros da folha de pagamento são baseados em critérios objetivos, como cartões de ponto e formulários de impostos federais, os contadores externos podem executar todos os cálculos, armazenar todos os dados do ano até a data e emitir o pagamento em tempo hábil. Os empregadores simplesmente precisam atualizar essas empresas com quaisquer alterações nas taxas de pagamento ou deduções dos funcionários.
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