Um distribuidor de varejo atua como o intermediário entre consumidores e fabricantes. Na maioria das vezes, quando um fabricante produz um produto, ele não vende o produto diretamente ao usuário final. Em vez disso, o produto é vendido em grandes quantidades a um distribuidor de varejo que depois vende os produtos em uma loja de varejo.
Os fabricantes se referem às pessoas ou empresas que montam ou produzem um determinado produto. Muita manufatura ocorre em países onde o custo da mão-de-obra é menor, como a China ou as Filipinas. Esses produtos são exportados para outros países onde são vendidos.
Os fabricantes que produzem os itens – no exterior ou no país onde o produto será finalmente vendido – criam, assim, uma rede de distribuidores de varejo que cuidam da venda do produto ao consumidor. O fabricante pode ter um contrato de distribuição exclusivo, no qual permite que apenas uma empresa venda seus produtos. Mais comumente, no entanto, os fabricantes terão acordos de distribuição com vários distribuidores varejistas diferentes.
Quando um distribuidor de varejo compra um produto, ele paga um preço de atacado. Esse é um custo menor devido ao volume em que compra o produto. Geralmente, quanto maior o distribuidor, maior é o desconto por volume em um determinado produto. Esse fenômeno pode dificultar a concorrência de pequenos distribuidores de varejo, pois acabam pagando mais por seus estoques.
O distribuidor de varejo recebe os itens e depois os preços. O fabricante pode definir um preço sugerido pelo qual o distribuidor vende o produto. Como alternativa, os distribuidores podem definir seus próprios preços para um determinado item. Os distribuidores de varejo sempre definem os preços das mercadorias em uma quantia maior em dólar do que pagaram pelo item. É assim que o distribuidor ganha seu dinheiro. Alguns fabricantes estabelecerão um limite de preço que os fabricantes não podem exceder ou não podem cair abaixo para controlar a distribuição e a reputação da marca do produto em questão.
O consumidor então compra o item do distribuidor de varejo a um preço mais alto, ou margem de lucro. Um consumidor que deseja evitar pagar esse prêmio pelo uso de um intermediário pode considerar a compra de itens por meio de vendas diretas ou diretamente dos itens do fabricante. Isso não é possível com todos os bens de consumo.
Os varejistas podem ter um acordo no qual têm permissão para devolver itens não vendidos aos fabricantes em determinadas circunstâncias. Isso é comum no setor de livrarias, por exemplo, no qual as livrarias podem devolver cópias não vendidas dos livros. Em outras situações, uma vez que um distribuidor tenha comprado um item, é sua a venda. Se o produto não for vendido pelo preço marcado, o varejista terá que liquidar o item a um preço mais baixo para recuperar parte ou todo o seu custo de investimento na compra do produto.