Um registro eletrônico de saúde certificado (EHR) é um sistema de software que atende aos critérios do governo para uso significativo do registro eletrônico. Uso significativo significa que o programa gerencia as informações de uma maneira que promova uma melhor comunicação ou produza melhor qualidade de atendimento. O Escritório do Coordenador Nacional de Tecnologia da Informação em Saúde (ONC) define o conjunto de tarefas essenciais de software que cada EHR deve realizar para obter a certificação. Para provar o uso significativo, o EHR certificado deve enviar relatórios detalhados ao Centro de Serviços Medicare e Medicaid (CMS) para que o desempenho de um provedor de saúde possa ser avaliado. Além disso, um EHR certificado deve compilar certas informações sobre o registro de um paciente, permitir o compartilhamento de informações médicas entre prestadores de cuidados de saúde e transmitir prescrições eletronicamente, garantindo a privacidade e a segurança dos dados.
Os EHRs são avaliados por instalações de teste independentes e credenciadas e certificadas pela Comissão de Certificação para Tecnologia da Informação em Saúde (CCHIT) ou outra das seis entidades certificadoras aprovadas. Para se tornar um EHR certificado, uma empresa de software envia voluntariamente seu sistema EHR completo ou simplesmente um módulo individual para teste. Os critérios de certificação de uso significativo incluem prescrição eletrônica, acesso do paciente a registros por meio de portais on-line, compartilhamento de registros médicos entre médicos que tratam e relatórios para bancos de dados governamentais para vigilância de saúde pública. Um EHR certificado não deve apenas prescrever eletronicamente, mas também verificar se há interações medicamentosas e alergias. Além disso, o software deve demonstrar controle sobre quem obtém acesso, faz logoff automaticamente, autentica o usuário e criptografa os dados para garantir a segurança dos dados do paciente.
Um EHR certificado também deve manter listas atualizadas de medicamentos ativos, problemas, alergias, sinais vitais e imunizações para cada paciente. Os dados demográficos do paciente, incluindo seu status tabágico, e os resultados dos exames laboratoriais devem ser acessíveis por meio do EHR. Um EHR certificado também rastreia os desejos dos pacientes de reanimação, instruções de alta, ordens médicas computadorizadas e recursos de aprendizagem para o paciente. Medidas de qualidade clínica também podem ser rastreadas e tabuladas para relatar às agências governamentais. As agências de teste geralmente têm uma equipe, consistindo de médicos, enfermeiras e analistas de software, que executa uma série de testes em dados de amostra de pacientes usando o software EHR para determinar a conformidade com todos os regulamentos.
Depois que um sistema EHR passou em todos os testes, um organismo de certificação emitirá a certificação e postará a empresa em uma lista de sistemas EHR certificados no site do ONC. Existem dois tipos de certificação, dependendo se o software enviado é um sistema EHR completo ou apenas um módulo. Para sistemas EHR completos, todos os 33 critérios para uso significativo devem ser atendidos. Se o software for apenas um módulo, pelo menos nove dos 33 critérios devem ser satisfeitos.