Um funcionário da sala de correio é geralmente o responsável pelos emails de entrada e saída de uma empresa. Ela normalmente trabalha em uma sala dedicada ao recebimento de cartas e pacotes e à preparação de correspondências para remessa pelos correios locais ou por um serviço de remessa independente. O trabalho de um funcionário da sala de correspondência pode ser em uma empresa privada, agência governamental, grupo sem fins lucrativos ou operação militar.
Quando o correio é entregue a uma grande empresa, normalmente ele é encaminhado para uma estação centralizada ou sala designada. O funcionário da sala de correio normalmente divide as correspondências por departamento e depois as divide pelas pessoas que trabalham em cada departamento. Normalmente, ela carrega os itens classificados em um carrinho de correio e segue uma rota prescrita para distribuir o correio por toda a empresa. Se o espaço e o tempo permitirem, o funcionário da sala de correspondência poderá pegar cartas e pequenos pacotes ao longo de sua rota e entregar memorandos e mensagens que não sejam de correio entre os departamentos também.
Se uma empresa envia pacotes como parte de seus negócios, o funcionário da sala de correspondência é frequentemente encarregado de preparar as remessas. Normalmente, é necessário que você tenha conhecimento sobre as taxas e práticas de remessa de várias empresas de encaminhamento de correspondência, para que possa escolher o método mais rápido e econômico de enviar vários tipos de correspondência. Se manuseio ou instruções especiais se aplicarem a determinadas remessas, espera-se que o funcionário da sala de correspondência siga as diretrizes impostas.
Os documentos de remessa gerados por computador são frequentemente usados pelas empresas. As empresas costumam criar uma conta on-line com vários remetentes que cobram a empresa por seus serviços, etiquetas de remessa e suprimentos regularmente. Geralmente, é necessário que um funcionário da sala de correspondência solicite suprimentos e mantenha as contas postais em níveis adequados.
Algumas empresas podem exigir que o funcionário opere uma ampla variedade de ferramentas e máquinas de correspondência. Isso geralmente inclui medidores de postagem, balanças, máquinas de classificação e etiquetagem, abridores de envelopes elétricos, seladores e equipamentos de dobrar e inserir. Se uma empresa envia pacotes grandes regularmente, máquinas de gravar ou grampear podem ser usadas para selar caixas e pacotes com segurança.
Geralmente, é necessário que um funcionário da sala de correspondência tenha boas habilidades organizacionais para desempenhar seu trabalho com eficiência. Normalmente, espera-se que ela esteja em boas condições físicas para levantar e transportar pacotes pesados. Geralmente, é necessária uma boa aptidão do computador para criar documentos de remessa e manter arquivos e registros relacionados.
Para obter um emprego como balconista em uma sala de correspondência, geralmente é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente. A experiência em um ambiente de escritório ou expedição é geralmente preferida para esses candidatos a emprego. Um número significativo de funcionários da sala de correio vê a posição como um trampolim para cargos mais altos em uma empresa.