Normalmente conhecido como nota de crédito ou nota de crédito, o memorando de crédito é um documento criado por um vendedor como meio de rastrear quaisquer créditos concedidos a um comprador ou cliente. O memorando é freqüentemente usado por empresas comerciais como um meio de ajustar o saldo devido em uma fatura ou na conta de um cliente em geral. Um memorando de crédito também é frequentemente empregado pelos bancos para documentar ajustes no saldo da conta de um depositante que ocorreram devido a um fator diferente do depósito do cliente.
Em todas as suas aplicações, o memorando de crédito serve como meio de rastrear alterações na conta de um cliente, geralmente na forma de ajustes em uma fatura. Os ajustes geralmente têm a ver com a alteração do valor devido em uma fatura porque o comprador não recebeu o que foi pedido ou o item estava insatisfatório. Em vez de remover a fatura antiga das contas a receber, o departamento de contabilidade usa um memorando de crédito para ajustar o saldo devido na fatura antiga, que por sua vez ajusta o saldo devido na conta do cliente.
Um memorando de crédito pode ser usado para ajustar saldos devidos por qualquer tipo de bens ou serviços. Por exemplo, se o cliente de um bureau de teleconferência tem sérios problemas com a entrega do serviço em uma chamada de conferência e o provedor de teleconferência pode determinar que o problema não foi devido a fatores na extremidade do cliente, há uma boa chance de que o cliente irá receba um desconto percentual sobre o valor cobrado pela teleconferência, ou possivelmente receba um crédito integral pela conferência. Dependendo das práticas do provedor da teleconferência, o cliente pode receber uma fatura com uma cópia anexa do memorando de crédito, ou uma fatura com um item de linha indicando a emissão de uma nota de crédito e o saldo devedor ajustado. Se a conferência foi creditada integralmente, o cliente pode não receber nenhuma fatura ou nota de crédito, como se a conferência nunca tivesse ocorrido.
O memorando de crédito é uma excelente ferramenta contábil que torna mais fácil criar e manter um histórico de quais eventos levaram à emissão do crédito. A maioria das formas do memorando incluirá informações vitais como data, hora, nome do cliente, o motivo do ajuste de crédito e o saldo da conta após a aplicação do ajuste. Dependendo das políticas e procedimentos do vendedor, dados adicionais também podem ser incluídos.
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