Um memorando de débito é uma ferramenta de contabilidade utilizada para diversos fins. Ele serve como um veículo para instituições financeiras, como bancos, informarem seus clientes sobre alterações em seus saldos de contas devido a uma transação gerada internamente que pode não estar incluída nos tipos de encargos mais comuns que incidem sobre as contas desses clientes. A facilidade também é utilizada pelas empresas como forma de corrigir um desequilíbrio nos encargos anteriormente emitidos para uma transação.
Às vezes, as empresas cometem erros ao cobrar de seus clientes um valor que pode ser inferior ao preço real de um serviço ou produto. Quando isso acontecer, a empresa pode decidir corrigir esse erro por meio do uso de um memorando de débito. Nesse caso, o memorando de débito incluirá apenas a diferença entre o valor cobrado anteriormente e o valor real, que será emitido ao cliente na forma de fatura. A empresa que emite tal memorando de débito também pode não ter levado em consideração alguns fatores que afetam o preço da mercadoria quando emitiu a fatura original, sendo necessário recalcular e atribuir o valor real ao cliente para a remessa de Forma de pagamento.
Outro pedido de memorando de débito é um encargo atribuído por um banco à conta de um titular de conta, diferente dos encargos habituais. Por exemplo, um banco pode debitar uma quantia declarada do saldo de um titular de conta como uma multa punitiva pela emissão de cheques devolvidos. Nesse caso, o banco emitirá um memorando de débito ao cliente afetado, informando-o das deduções, a natureza da dedução e o saldo atual da conta do depositante. Às vezes, o banco pode emitir um memorando de débito ao debitar algum dinheiro da conta do cliente como uma taxa de serviço para manter a conta.
Outras vezes, o motivo da geração desta ferramenta pode ser devido a algum tipo de erro por parte dos contadores ao conciliar as contas da empresa. Nesse tipo de caso, os contadores compensarão o erro por meio da utilização de memorando de débito. Normalmente, esses erros na reconciliação superestimarão o saldo total da conta ou podem ser devido a alguns erros na cobrança dos clientes por serviços e mercadorias que aumentaram o saldo total.
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