Um número de aquisição é um código de identificação exclusivo que fornece informações sobre quando um objeto foi adicionado a uma coleção, como um museu, biblioteca ou recurso semelhante. As organizações normalmente têm seu próprio código para números de aquisição e, quando um objeto muda de mãos, ele recebe um novo número. Isso faz parte do gerenciamento de coleções, a arte e a ciência de manter registros precisos, detalhados e úteis sobre os objetos no inventário, para benefício de pesquisadores, proprietários e outras partes interessadas.
O número de dígitos em um número de aquisição pode variar e o número pode ser dividido em vários segmentos, cada um dos quais oferece informações codificadas além do horário em que o item entrou em uma coleção. Por exemplo, uma biblioteca pode usar códigos que começam com um ano, incluir um código de dois dígitos especificando o tipo de item e adicionar três ou mais dígitos para indicar o número de aquisição individual. Um número como 200912304, por exemplo, pode indicar que o item foi adquirido em 2009, é um periódico acadêmico e foi o 304º periódico a ser adicionado à coleção naquele ano.
Algumas coleções usam o termo “número de acesso”. Em qualquer um dos casos, esse código de identificação é um dos primeiros itens associados aos objetos quando eles entram em posse da organização. Um técnico que processa o item na chegada gera um número de aquisição, adiciona-o ao registro do item e identifica-o, se possível. Isso pode envolver a colocação de um adesivo ou transmissor no item, ou a criação de um cartão curatorial, caso o item não possa ser manuseado diretamente.
É possível procurar itens pelo número de aquisição e outros parâmetros, se isso for interessante. Esses números podem fornecer informações valiosas para os observadores que conhecem o código associado a eles. Eles também permitem que as organizações classifiquem rapidamente os bancos de dados para organizar o inventário de maneira significativa. Um bioestatístico, por exemplo, pode classificar campos para destacar todas as proteínas adicionadas a um banco de dados em um determinado ano.
Os sistemas de códigos de aquisição são projetados para serem flexíveis, para permitir espaço para expansão de coleções e eventos como entrar em um novo século, onde um código de ano com dois dígitos pode causar confusão. Em um museu aberto desde os anos 1700, por exemplo, um código de ano como “18” pode indicar qualquer número de anos, como 1918 ou 2018. No caso, o sistema precisa ser renovado para acomodar alterações na natureza de um trabalho da organização, isso pode resultar em um longo processo de recodificação para inserir com precisão itens mais antigos na coleção no novo sistema de classificação.
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