A solicitação de informações, ou RFI, é uma estratégia comercial comum, projetada para permitir que clientes em potencial coletem dados sobre os serviços e suporte oferecidos por diferentes provedores em potencial. O formato exato do documento variará, com base no tipo e profundidade das informações que o cliente deseja obter. Freqüentemente, uma solicitação de informações é um documento direto de perguntas e respostas que requer respostas muito simples, permitindo que o cliente envie a solicitação a vários fornecedores e compare facilmente as respostas.
Embora a solicitação de informações compartilhe algumas características com a solicitação de proposta ou RFP, os clientes tendem a usar o RFI como um meio de coletar dados básicos para preparar a decisão de quais fornecedores serão selecionados para receber um convite para enviar uma proposta formal. A RFI típica não fornece muito em termos de experiência ao cliente e tende a se concentrar mais nas práticas comerciais gerais, na variedade de bens e serviços disponíveis no fornecedor e, às vezes, nos preços publicados padrão. Por outro lado, a RFP geralmente vai além dessas informações básicas, fornecendo dados adicionais sobre o cliente, solicitando preços com base no uso do volume e convidando os fornecedores a responder com soluções para necessidades específicas do cliente.
Nessa perspectiva, a solicitação de informações pode ser vista como um meio de coletar informações que são avaliadas e utilizadas para determinar a próxima etapa do processo. Se a idéia for, eventualmente, procurar fornecedores para o estabelecimento de um acordo contratual de longo prazo, o cliente poderá enviar a RFI para várias empresas que oferecem os produtos básicos desejados. Depois que todas as respostas são recebidas, o cliente compara os méritos de cada resposta, limitando a lista de candidatos a RFP para alguns selecionados. Nesse ponto, os fornecedores que passaram com êxito por esse estágio preliminar são convidados a enviar uma proposta, normalmente usando uma solicitação e um formato especificado fornecido pelo cliente em potencial.
Uma solicitação de informações também pode ser usada como um processo comercial básico para avaliar potenciais fornecedores onde não é prático um contrato contratual de longo prazo. Nesse cenário, o RFI serve ao objetivo de identificar fornecedores que oferecem os preços padrão mais competitivos para bens e serviços que o cliente possa precisar de tempos em tempos. Por exemplo, uma empresa local pode enviar uma RFI a todas as lojas de material de escritório local como forma de descobrir qual tem o menor preço em material de escritório em geral, quais oferecem descontos por volume se um pedido exceder um determinado valor, e que entrega pedidos com ou sem taxa de entrega. Os dados são mantidos em arquivo, permitindo que as pequenas empresas tomem decisões sobre onde comprar material de escritório quando necessário.
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