Um razão de vendas é uma ferramenta de contabilidade usada nos negócios para acompanhar as vendas realizadas ou as faturas enviadas aos clientes. Um razão de vendas pode ser muito simples ou complexo, dependendo do tamanho e da natureza do negócio. Os ledgers de vendas foram escritos à mão em cadernos, com várias colunas, mas agora é muito mais comum acompanhar as despesas usando uma planilha eletrônica ou programas de contabilidade, que são mais fáceis de organizar, classificar e alterar, se necessário. Geralmente, esse tipo de razão incluirá várias colunas diferentes, incluindo a data, o número da fatura, se aplicável, uma descrição do produto ou serviço e o valor recebido por ele.
Manter um livro de vendas completo é importante para uma empresa por várias razões. Além de ajudar a manter o controle de lucros e perdas, também pode revelar tendências de compras ou outros tipos de dados de vendas que podem dar pistas sobre campanhas publicitárias ou displays de lojas bem-sucedidos, por exemplo. Além disso, o razão pode ser uma ferramenta útil para preparar declarações fiscais no final do ano e também pode ser inestimável para o detalhamento de lucros e despesas, se a empresa for auditada.
Algumas empresas precisam criar um razão de vendas para faturar clientes. Nesse caso, algumas colunas diferentes podem ser úteis; a data padrão, o número da fatura e a descrição do serviço são geralmente importantes. A data em que a fatura foi enviada também é valiosa, assim como a data em que o pagamento foi recebido e o valor do pagamento. Uma descrição do tipo de pagamento, como cheque, crédito ou dinheiro, também é importante para fins contábeis. Um razão de vendas físicas pode ser um pouco diferente, pois geralmente são pagos no ponto de venda e não faturados posteriormente, embora os princípios contábeis gerais sejam os mesmos.
Geralmente, é uma boa ideia atualizar o razão de vendas com a maior frequência possível, pelo menos uma vez por dia, se não com cada venda. Os programas de software de ponto de venda automatizados podem simplesmente imprimir um registro de vendas no final do dia, o que pode facilitar o processo. Caso contrário, as empresas devem sentar-se uma vez por dia, anotar as vendas e equilibrar o livro o máximo possível no final da semana. Isso ajudará a garantir que erros dispendiosos não sejam cometidos.
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