A reconciliação da contabilidade é uma etapa crítica para garantir que as atividades financeiras de uma organização tenham sido registradas adequadamente, para que as demonstrações financeiras da organização possam ser confiáveis como um reflexo preciso de sua condição financeira. A reconciliação propriamente dita refere-se à comparação de registros diferentes com o objetivo de garantir que os números sejam precisos e concordantes e, quando não estiverem, levando-os a concordar. Semelhante à reconciliação de um talão de cheques pessoal, a reconciliação do razão geral envolve a verificação de que todas as transações da organização durante o período foram registradas corretamente. A reconciliação de uma contabilidade geral, é claro, é muito mais complexa e frequentemente informatizada; mesmo assim, às vezes a reconciliação da contabilidade de uma grande empresa pode levar dias.
A primeira etapa do processo de reconciliação do razão geral é garantir que os responsáveis pela reconciliação não estejam envolvidos no lançamento de suas contas. Ter um sistema de freios e contrapesos é essencial para evitar fraudes ou peculato. Da mesma forma, um registro contemporâneo e permanente deve ser mantido em todas as transações. Por exemplo, todas as receitas devem ser prontamente registradas e depositadas diariamente no banco. As diferenças entre os valores depositados no banco e as receitas podem ser simplesmente erros de escritório, mas também podem descobrir atividades fraudulentas.
As somas das entradas nos ledgers subsidiários são lançadas em “contas de reconciliação” no ledger geral. As entradas nos ledgers subsidiários, como contas a pagar ou contas a receber, devem ser comparadas com seus documentos comprovativos, e a soma das entradas em cada ledger subsidiário deve ser comparada com a entrada correspondente no ledger geral. Existem vários erros possíveis diferentes que podem ser cometidos na postagem em um razão geral, e a maioria deles não envolve fraude ou desvio de fundos. Por exemplo, os itens podem ser lançados com os valores em dinheiro adequados, mas na conta errada ou os valores em um lançamento podem ser transpostos. Uma reconciliação completa do razão geral deve descobrir esses erros. Quando erros ou discrepâncias são encontrados, eles não devem ser corrigidos, mas registrados separadamente e lançados como entradas de reconciliação.
Uma das reconciliações contábeis mais importantes é a reconciliação de caixa, que compara as entradas contábeis com os registros de depósitos bancários. Embora os erros descobertos nesse estágio possam ser simples erros de cálculo administrativo, eles devem ser levados muito a sério; se não capturados, podem resultar em distorção da posição financeira da empresa nas demonstrações contábeis, que é extraída inteiramente da contabilidade.
Outro elemento importante da reconciliação do razão geral é o balancete, que simplesmente compara a soma de todos os débitos com a soma de todos os créditos. Se os dois totais não forem iguais, as contas estão desequilibradas e, no mínimo, o erro deve ser rastreado e uma entrada de correção feita.
Especialmente em uma organização de grande porte, é imprudente aguardar a preparação das demonstrações financeiras para conciliar a contabilidade. Em vez disso, a reconciliação das contas do Razão deve ocorrer continuamente à medida que os lançamentos são feitos, e os componentes que compõem os ledgers subsidiários devem ser revisados e reconciliados o mais rápido possível. Um balancete também deve ser obtido com a frequência possível, mas em nenhum caso menos de uma vez por mês.
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