Um registro funcional, tamb?m chamado de registro operacional, ? um documento escrito que descreve as atividades de uma empresa e os eventos ao redor. Ele grava informa??es espec?ficas em um formato espec?fico, mas n?o ? um registro administrativo. Esse tipo de documento geralmente ? criado no momento ou pr?ximo ao momento em que a atividade ocorre e geralmente ? considerada a vers?o mais confi?vel dos eventos, porque ? criada pr?ximo ao tempo das informa??es que apresenta.
As empresas mant?m registros para que possam operar com mais efici?ncia, reportar suas atividades a investidores e ag?ncias governamentais e avaliar o desempenho em um cen?rio hist?rico. Muitos dos formul?rios criados por uma empresa para ajud?-la a manter registros s?o administrativos, como folhas de contato de funcion?rios. Esses formul?rios documentam as opera??es padr?o do escrit?rio e o que os gerentes esperam que ocorra regularmente.
Freq?entemente, as empresas devem capturar informa??es que n?o s?o administrativas ou padr?o. Essas informa??es geralmente s?o ?nicas no tempo, embora a maneira como as informa??es sejam registradas possa ser uniforme. Para documentar essas informa??es, a empresa usa um registro funcional, ou um registro escrito do que aconteceu, que permite que a empresa arquive uma conta simult?nea e recupere as informa??es no futuro, se necess?rio.
Existem muitos tipos diferentes de registros funcionais. Talvez a maneira mais f?cil de entender o uso desse tipo de ferramenta seja examinar alguns exemplos comuns. Um relat?rio de incidente ? um tipo de registro funcional. As empresas geralmente exigem que a equipe preencha um relat?rio de incidente que detalha exatamente o que aconteceu se um funcion?rio ou cliente for ferido no local ou enquanto estiver envolvido nos neg?cios da empresa. Esse registro funcional ? preenchido apenas quando necess?rio, mas ? cr?tico porque documenta eventos nas palavras das pessoas envolvidas, bem perto do momento em que o evento ocorreu.
Outro tipo de registro funcional ? um formul?rio de feedback do cliente. Nem todo cliente preenche um formul?rio de feedback, e geralmente o faz somente quando tem algo espec?fico a dizer sobre o servi?o do dia atual. O formul?rio de feedback ? um registro funcional porque documenta um evento ?nico que ocorreu em um hor?rio espec?fico nas palavras da pessoa envolvida.
Um bilhete de viagem ? um registro funcional preenchido com mais frequ?ncia. Freq?entemente, uma empresa solicita que seus motoristas preencham um relat?rio com os detalhes de uma viagem toda vez que um motorista retira um ve?culo da empresa. Dessa forma, se um gerente precisar responder a perguntas sobre a opera??o do ve?culo que ocorreu no passado, ele tem uma conta contempor?nea de atividade preparada pelo motorista para revisar.
Os registros funcionais podem fornecer ?s empresas prote??o contra responsabilidade. Clientes e funcion?rios geralmente t?m anos para entrar com uma a??o judicial contra uma empresa por v?rias infra??es civis. Sem um registro contempor?neo de eventos, seria dif?cil para uma empresa provar o que exatamente aconteceu no passado.
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