Um registro funcional, também chamado de registro operacional, é um documento escrito que descreve as atividades de uma empresa e os eventos ao redor. Ele grava informações específicas em um formato específico, mas não é um registro administrativo. Esse tipo de documento geralmente é criado no momento ou próximo ao momento em que a atividade ocorre e geralmente é considerada a versão mais confiável dos eventos, porque é criada próximo ao tempo das informações que apresenta.
As empresas mantêm registros para que possam operar com mais eficiência, reportar suas atividades a investidores e agências governamentais e avaliar o desempenho em um cenário histórico. Muitos dos formulários criados por uma empresa para ajudá-la a manter registros são administrativos, como folhas de contato de funcionários. Esses formulários documentam as operações padrão do escritório e o que os gerentes esperam que ocorra regularmente.
Freqüentemente, as empresas devem capturar informações que não são administrativas ou padrão. Essas informações geralmente são únicas no tempo, embora a maneira como as informações sejam registradas possa ser uniforme. Para documentar essas informações, a empresa usa um registro funcional, ou um registro escrito do que aconteceu, que permite que a empresa arquive uma conta simultânea e recupere as informações no futuro, se necessário.
Existem muitos tipos diferentes de registros funcionais. Talvez a maneira mais fácil de entender o uso desse tipo de ferramenta seja examinar alguns exemplos comuns. Um relatório de incidente é um tipo de registro funcional. As empresas geralmente exigem que a equipe preencha um relatório de incidente que detalha exatamente o que aconteceu se um funcionário ou cliente for ferido no local ou enquanto estiver envolvido nos negócios da empresa. Esse registro funcional é preenchido apenas quando necessário, mas é crítico porque documenta eventos nas palavras das pessoas envolvidas, bem perto do momento em que o evento ocorreu.
Outro tipo de registro funcional é um formulário de feedback do cliente. Nem todo cliente preenche um formulário de feedback, e geralmente o faz somente quando tem algo específico a dizer sobre o serviço do dia atual. O formulário de feedback é um registro funcional porque documenta um evento único que ocorreu em um horário específico nas palavras da pessoa envolvida.
Um bilhete de viagem é um registro funcional preenchido com mais frequência. Freqüentemente, uma empresa solicita que seus motoristas preencham um relatório com os detalhes de uma viagem toda vez que um motorista retira um veículo da empresa. Dessa forma, se um gerente precisar responder a perguntas sobre a operação do veículo que ocorreu no passado, ele tem uma conta contemporânea de atividade preparada pelo motorista para revisar.
Os registros funcionais podem fornecer às empresas proteção contra responsabilidade. Clientes e funcionários geralmente têm anos para entrar com uma ação judicial contra uma empresa por várias infrações civis. Sem um registro contemporâneo de eventos, seria difícil para uma empresa provar o que exatamente aconteceu no passado.
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