Um funcionário confidencial é qualquer pessoa empregada em uma determinada empresa que tenha acesso a informações proprietárias relacionadas aos relacionamentos do empregador com outros funcionários da empresa. A origem do termo é encontrada nas leis do estado da Califórnia nos Estados Unidos, especificamente na Lei de Relações entre Empregadores e Empregados no Ensino Superior, ou HEERA, que foi aprovada em 1984. Embora não seja empregado em todas as culturas comerciais, normalmente existem funcionários de qualquer empresa que se enquadre no perfil básico de um funcionário confidencial, sendo os indivíduos empregados em capacidades de recursos humanos um dos exemplos mais aparentes.
As responsabilidades de um funcionário confidencial geralmente envolvem acesso a informações que não são disponibilizadas aos funcionários em geral. Por exemplo, o assistente administrativo de um chefe de departamento pode ter acesso a informações sobre os supervisores que se reportam a esse chefe de departamento que não são compartilhadas com outros departamentos ou mesmo com outros funcionários desse mesmo departamento. Da mesma maneira, um gerente de projeto pode ter acesso a dados sobre funcionários selecionados para participar da equipe do projeto que, de outra forma, permaneceriam apenas na posse do departamento de recursos humanos. O escopo dos dados compartilhados geralmente está relacionado ao trabalho, embora em algumas nações as informações também possam ser de natureza pessoal, especialmente quando a segurança é um problema.
Qualquer dado fornecido a um funcionário confidencial é considerado necessário. O uso das informações geralmente é restrito a tarefas específicas, com instruções para compartilhar os dados apenas com outras pessoas que também precisam delas para concluir com êxito as tarefas atribuídas a eles. É provável que um funcionário confidencial conheça bastante sobre fusões pendentes ou outros eventos importantes na vida da empresa antes que outros funcionários tomem conhecimento dessas atividades, e espera-se que permaneça em silêncio até que os proprietários decidam fazer um anúncio público.
Uma das qualidades mais importantes que qualquer funcionário confidencial deve possuir é a capacidade de gerenciar informações proprietárias discretamente e de acordo com as políticas da empresa. Isso significa que as informações obtidas sobre um membro da força de trabalho não são compartilhadas com ninguém que não precise dessas informações para desempenhar suas funções. A falha em proteger a privacidade dos funcionários é considerada uma violação da confidencialidade e pode levar a uma demissão imediata. Dependendo das leis aplicáveis que se aplicam em um país ou outra jurisdição, o funcionário que compartilhou as informações proprietárias com indivíduos não autorizados também pode estar sujeito a ações civis ou criminais como resultado dessa violação.
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