Um registro administrativo é qualquer tipo de documento relacionado às maneiras pelas quais uma organização é gerenciada ou executada. Os profissionais mantêm registros administrativos para que possam ter um histórico de operações, reuniões, clientes e finanças. Em alguns casos, um registro administrativo pode ser necessário para fins legais. Esses documentos geralmente são armazenados eletronicamente. Quando registros administrativos oficiais são necessários, no entanto, os profissionais podem imprimir documentos em papel com marca d’água ou selados para mostrar que são registros autorizados.
Um gerente de negócios pode usar um registro administrativo para tomar decisões financeiras. Por exemplo, se ele ou ela estiver planejando o orçamento de um projeto em particular, poderá acessar os registros para saber quanto foi gasto no passado. Os registros administrativos financeiros também podem ser usados em processos de auditoria executados internamente para fins de planejamento financeiro ou externamente pelas agências reguladoras.
Também é comum que um registro administrativo seja mantido para fins de gerenciamento de instalações. Nos cenários em que um gerente deve supervisionar as instalações para garantir que estejam em conformidade com os regulamentos de segurança e saúde, os registros podem ser úteis para provar que ele ou ela tomou as precauções necessárias. Se ocorrer um acidente em uma instalação, o gerente poderá produzir os registros administrativos necessários para mostrar que ele ou ela não é responsável por quaisquer danos ou ocorrências de danos corporais.
Um registro administrativo pode ser incrivelmente importante quando se trata de seguir um contrato. Se um indivíduo for acusado de se comportar de maneira contrária aos termos de um contrato, poderá ocorrer uma ação legal. Nesse caso, os registros administrativos podem ser usados para provar a inocência ou a culpa de um indivíduo.
Os registros administrativos costumam ser usados nos casos em que uma empresa ou agência é acusada de operar de maneira prejudicial à saúde ou segurança ambiental ou pública. Nesses casos, um juiz pode exigir que uma organização envie seu registro administrativo. Um registro, nesse cenário, pode ser uma trilha de papel que ajuda os funcionários legais a entender as etapas adotadas por uma organização. Os juízes podem usar esses documentos para determinar se uma organização estava se comportando de maneira maliciosa ou caprichosa.
Um registro administrativo pode ser mantido por qualquer profissional em uma organização que tenha acesso a informações sobre decisões gerenciais. Em alguns casos, gerentes e executivos podem contratar assistentes que mantêm registros das reuniões e ações realizadas. O trabalho rastreado digitalmente, como transações financeiras e entrada de dados, também pode ser usado em um registro administrativo.
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