Uma secretária de viagens trabalha com capacidade administrativa em uma agência ou corporação. Ele ou ela também pode ser chamado de assistente de escritório de viagens. Os secretários de viagem coordenam os planos de viagem para os clientes, sob a supervisão de um agente, e geralmente atendem telefones e atendem aos clientes. Se uma secretária organiza viagens para executivos de empresas, geralmente ela também prepara itinerários ou horários de viagem.
Em uma agência de viagens, os secretários costumam ser responsáveis por acompanhar os requisitos de licenciamento e outros documentos necessários para manter os negócios. Embora um secretário de viagens possa atender o telefone e distribuir correspondência, ele também aconselha os clientes e deve entender todos os aspectos do setor de turismo. Esse conhecimento completo ajuda a resolver problemas para pessoas que tentam coordenar voos e hotéis. Alguns secretários de viagem ajudam a criar folhetos informativos para uso do cliente.
Se eles trabalham para empresas, os secretários de viagens costumam organizar todos os detalhes das viagens dos executivos. Um secretário de viagens corporativas pode cuidar do planejamento de feiras e convenções. Tentar economizar dinheiro da empresa ao reservar quartos e transporte é uma consideração para a maioria das secretárias de viagens de negócios.
Escolas profissionais ou faculdades comunitárias geralmente têm programas relacionados a tipos de viagens de carreiras de secretário, embora esses programas possam não ser oferecidos com tanta freqüência quanto outros tipos de especialidades de secretariado, como jurídica e médica. Os programas escolares podem incluir uma seção de estágio em que um aluno é estagiário como secretária de viagens. Os programas de secretariado de viagem estão disponíveis on-line e pessoalmente. Esses programas costumam ter menos de um ano para serem concluídos e geralmente incluem vários exames que devem ser aprovados para receber um certificado.
O software de reserva de viagens deve ser dominado por secretárias. Uma secretária de viagens deve ter excelentes conhecimentos de informática e ser capaz de coordenar muitos detalhes. Por exemplo, se mais de uma companhia aérea for necessária para a viagem de um cliente, a secretária deverá incluir instruções para conexão de voos. Planejar conexões com tempo de espera mínimo também é necessário para um bom atendimento ao cliente.
As pessoas que são secretárias de viagem podem trabalhar em período integral ou parcial. Eles podem viajar para reuniões de negócios ocasionalmente, bem como para suas férias pessoais. Construir boas relações de trabalho com outras pessoas no setor de viagens, como representantes de companhias aéreas e operadores turísticos, pode ajudar os secretários a criar pacotes turísticos com valor agregado para os clientes. Nesse esforço, eles ajudam os agentes de viagens a fazer com que sua agência ofereça aos clientes as melhores ofertas e opções de viagem possíveis. Em algumas agências, uma secretária de viagens pode se especializar em uma área, como excursões de férias, enquanto um agente pode lidar com outros pacotes.