Uma secret?ria de viagens trabalha com capacidade administrativa em uma ag?ncia ou corpora??o. Ele ou ela tamb?m pode ser chamado de assistente de escrit?rio de viagens. Os secret?rios de viagem coordenam os planos de viagem para os clientes, sob a supervis?o de um agente, e geralmente atendem telefones e atendem aos clientes. Se uma secret?ria organiza viagens para executivos de empresas, geralmente ela tamb?m prepara itiner?rios ou hor?rios de viagem.
Em uma ag?ncia de viagens, os secret?rios costumam ser respons?veis ??por acompanhar os requisitos de licenciamento e outros documentos necess?rios para manter os neg?cios. Embora um secret?rio de viagens possa atender o telefone e distribuir correspond?ncia, ele tamb?m aconselha os clientes e deve entender todos os aspectos do setor de turismo. Esse conhecimento completo ajuda a resolver problemas para pessoas que tentam coordenar voos e hot?is. Alguns secret?rios de viagem ajudam a criar folhetos informativos para uso do cliente.
Se eles trabalham para empresas, os secret?rios de viagens costumam organizar todos os detalhes das viagens dos executivos. Um secret?rio de viagens corporativas pode cuidar do planejamento de feiras e conven??es. Tentar economizar dinheiro da empresa ao reservar quartos e transporte ? uma considera??o para a maioria das secret?rias de viagens de neg?cios.
Escolas profissionais ou faculdades comunit?rias geralmente t?m programas relacionados a tipos de viagens de carreiras de secret?rio, embora esses programas possam n?o ser oferecidos com tanta freq??ncia quanto outros tipos de especialidades de secretariado, como jur?dica e m?dica. Os programas escolares podem incluir uma se??o de est?gio em que um aluno ? estagi?rio como secret?ria de viagens. Os programas de secretariado de viagem est?o dispon?veis on-line e pessoalmente. Esses programas costumam ter menos de um ano para serem conclu?dos e geralmente incluem v?rios exames que devem ser aprovados para receber um certificado.
O software de reserva de viagens deve ser dominado por secret?rias. Uma secret?ria de viagens deve ter excelentes conhecimentos de inform?tica e ser capaz de coordenar muitos detalhes. Por exemplo, se mais de uma companhia a?rea for necess?ria para a viagem de um cliente, a secret?ria dever? incluir instru??es para conex?o de voos. Planejar conex?es com tempo de espera m?nimo tamb?m ? necess?rio para um bom atendimento ao cliente.
As pessoas que s?o secret?rias de viagem podem trabalhar em per?odo integral ou parcial. Eles podem viajar para reuni?es de neg?cios ocasionalmente, bem como para suas f?rias pessoais. Construir boas rela??es de trabalho com outras pessoas no setor de viagens, como representantes de companhias a?reas e operadores tur?sticos, pode ajudar os secret?rios a criar pacotes tur?sticos com valor agregado para os clientes. Nesse esfor?o, eles ajudam os agentes de viagens a fazer com que sua ag?ncia ofere?a aos clientes as melhores ofertas e op??es de viagem poss?veis. Em algumas ag?ncias, uma secret?ria de viagens pode se especializar em uma ?rea, como excurs?es de f?rias, enquanto um agente pode lidar com outros pacotes.