Uma conta de controle é uma conta de resumo em um razão financeiro geral que acumula os detalhes de uma conta em um razão subsidiário – o razão geral rastreia todas as transações financeiras dentro de uma empresa. As informações gerenciadas em um razão subsidiário são os detalhes que suportam as informações no razão geral. Os livros-razão subsidiários são usados para rastrear uma variedade de itens que se acumulam em um livro-razão geral, incluindo contas a receber, contas a pagar, estoque e receita. Além dos valores das transações, os livros auxiliares geralmente incluem nomes, locais, descrições e datas. Cada um dos itens do razão subsidiário normalmente terá uma conta de controle no razão geral.
Os departamentos de contabilidade usam os balancetes gerados no razão geral ao acumular dados financeiros mensais, trimestrais e anuais. Geralmente, os departamentos de contabilidade raramente exigem o tipo de detalhe rastreado em um livro auxiliar. Por exemplo, um departamento de contas a receber precisará ser capaz de acessar as informações do cliente, como um número de telefone, para entrar em contato com um cliente sobre saldos não pagos. O departamento de contabilidade, no entanto, na maioria das situações, prefere ver os totais de contas a receber pendentes e não as informações do cliente vinculadas a transações específicas. Sempre que um departamento de contas a receber atualiza um valor devido em um registro de cliente, a conta de controle no razão geral é atualizada com a alteração, o que fornece acesso prontamente disponível ao total de contas a receber.
Uma conta controle é atualizada quando os livros auxiliares transferem sistematicamente informações para o razão geral. O momento das atualizações para controlar as contas depende de vários fatores, incluindo a complexidade dos sistemas envolvidos, o tamanho da empresa e até mesmo a programação das atividades de fechamento contábil no final do mês. Em corporações maiores, o sistema de razão geral normalmente será seu próprio sistema de software independente, separado dos livros auxiliares que rastreiam as transações de itens como contas a receber ou estoque. As contas de controle em situações como essa podem não estar atualizadas ao longo do mês porque a programação da transferência de informações entre o razão subsidiário e o razão geral não é em tempo real. As empresas menores podem não ter o mesmo problema porque o razão geral e os livros auxiliares podem ser incluídos em um pacote de software.
Um dos benefícios das contas de controle é o potencial para um aumento na segregação de funções, o que é útil para ajudar a limitar o erro e a fraude. Freqüentemente, os indivíduos necessários para rastrear os dados nos livros auxiliares são separados daqueles que acumulam os dados financeiros. Como tal, quando as demonstrações financeiras são criadas, as reconciliações entre as contas de controle e os livros auxiliares serão conduzidas para garantir que o saldo correto seja relatado para um item de linha particular. Em última análise, as contas de controle permitem um acúmulo mais fácil e rápido de dados financeiros para os departamentos de contabilidade.
SmartAsset.