Um razão auxiliar é usado na contabilidade para controlar os detalhes relacionados a uma conta do razão geral. Geralmente é uma conta ou um grupo de contas relacionadas que correspondem a itens de linha individuais em um razão geral. O razão subsidiário permite que uma empresa anote detalhes como pagamentos de um cliente ou histórico de compras sem bagunçar o razão geral. Sem os livros auxiliares, o razão geral teria de incluir tantas informações que seria impossível usar.
Uma conta do razão geral é o registro principal de uma empresa. As contas de ativos, passivos e receitas podem ser contas do razão geral. Em um sentido prático, um razão geral é como um resumo; ele fornece os totais, mas não os detalhes de onde vem esse dinheiro ou como pode ser dividido em componentes individuais. Qualquer razão geral que resuma uma conta contábil subsidiária é chamada de conta de controle ou conta mestre.
A conta de controle fornece uma visão geral, mas uma conta subsidiária fornece os detalhes. As contas subsidiárias não fazem parte do razão geral. Em vez disso, eles permitem que as empresas monitorem componentes individuais da conta de controle. Por exemplo, a conta de controle pode listar uma receita de $ 5,000. Esses $ 5,000 podem ter incluído vários cheques de vários clientes diferentes. O livro-razão subsidiário teria uma conta individual para cada cliente para controlar quanto cada cliente pagou e o que estava pagando.
Uma empresa terá apenas um razão geral para cada tipo de conta, mas pode ter tantos livros auxiliares quantos forem necessários para manter o controle dos detalhes. Algumas empresas podem ter centenas ou mesmo milhares de contas subsidiárias, dependendo de sua base de clientes, de quantos credores elas têm e de outros detalhes. O total do razão subsidiário é igual ao saldo total na conta do razão geral ou ao saldo total do grupo de livros auxiliares relacionados a ele.
Além de manter as empresas organizadas, os livros-razão subsidiários também podem ajudar a controlar o fluxo de informações. O pessoal de atendimento ao cliente pode ter acesso a um livro-razão subsidiário específico ou grupo de livros-razão para ver os históricos de compra e os padrões de compra do cliente, sem ter acesso a todas as informações financeiras da empresa. Enquanto isso, os contadores da empresa podem fazer seu trabalho diário no livro-razão geral, sem ter que examinar os detalhes dos livros-razão subsidiários.
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