Em latim, pró-forma significa “como uma questão de forma”. O termo é usado em vários setores e, sempre que bens ou serviços são vendidos, uma fatura pró-forma pode ser usada. Por ser apresentada antes da venda efetiva, não é considerada a fatura oficial. Em vez disso, é freqüentemente usado como um acordo entre um comprador e um vendedor, no qual o comprador concorda em comprar um item ou serviço do vendedor por um preço especificado. As informações neste tipo de fatura são normalmente as mesmas da fatura comercial após a confirmação da transação, embora ocasionalmente alguns detalhes possam ser alterados.
Uma fatura padrão típica geralmente inclui a data, o nome e as informações de contato do comprador e do vendedor. Também detalha o preço por unidade do item ou serviço vendido, bem como uma descrição de cada um e o preço total. Detalhes adicionais relevantes, como o método de pagamento e a data em que o item ou serviço será entregue, também estão frequentemente na fatura comercial. Uma fatura pró-forma normalmente inclui todas essas informações, embora, em alguns casos, o preço possa mudar antes que a transação seja concluída. Algumas empresas oferecem apenas um formulário mais geral no início, caso em que os detalhes reais da venda só são preenchidos após ela ter ocorrido.
Nem todos optam por usar uma fatura pró-forma, mas muitas vezes é recomendada antes de a venda ser concluída, para evitar mal-entendidos. Geralmente é considerado mais desejável do que uma cotação, uma vez que muitos detalhes estão incluídos. Não só o preço está no formulário, mas outros detalhes pertinentes, como data de entrega e condições de pagamento, são explicitados para que não haja surpresas de ambos os lados. Muitas pessoas que estão comprando uma grande quantidade de produtos de uma só vez, ou talvez precisem de financiamento, pedem para ver uma fatura pró-forma antes da transação oficial.
Embora uma fatura pró-forma raramente seja considerada oficial, às vezes é aceita quando não há faturas comerciais padrão disponíveis. Às vezes, é emitido para obter o pagamento adiantado antes que um serviço seja concluído ou um produto seja enviado. Em qualquer caso, normalmente não é emitido até que a maioria dos detalhes da transação sejam conhecidos e acordados por ambas as partes. Em geral, nada é registrado em contas a pagar ou a receber até que a fatura comercial oficial seja elaborada.