Uma ordem de serviço é uma solicitação de serviços em um documento formal que fornece o máximo de informações possível sobre a situação, para que uma pessoa apropriada possa atender à ordem de serviço. As ordens de serviço funcionam como uma documentação formal de uma ordem para executar o trabalho. Se surgir algum problema, será possível consultar o pedido para saber mais sobre o que pode ter dado errado ou impor uma solicitação feita dentro dos limites e regras da organização.
A maioria das organizações possui um formulário usado para ordens de serviço. A pessoa que preenche o documento deve fornecer informações de contato e autorização para indicar que o pedido é legítimo. Isso pode exigir uma assinatura cruzada ou outro endosso de uma pessoa habilitada para finalizar as ordens de serviço. O documento detalha o problema, quais serviços precisam ser fornecidos e quaisquer notas relevantes. Isso pode indicar que o computador de uma secretária possui um vírus, por exemplo, e solicitará ao departamento de tecnologia da informação que envie um técnico para resolver o problema.
As ordens de serviço também podem ter notas documentando a urgência associada ao pedido. Alguns projetos podem ser sensíveis ao tempo e precisam de atenção imediata, como, por exemplo, se um cliente não tem serviço telefônico e a companhia telefônica precisa de um técnico para examinar a linha. Outros assuntos podem ser menos oportunos e podem ser adiados ou reagendados, se necessário. A ordem de serviço do serviço pode incluir uma classificação de urgência ou um prazo para o benefício do departamento de serviço.
Quando um departamento recebe uma ordem de serviço, ele pode inserir os detalhes em um sistema de computador para abrir um registro e atribuir um técnico à tarefa. Algumas empresas usam sistemas automatizados que podem paginar trabalhadores no campo ou enquanto trabalham em um edifício. Isso pode permitir o reagendamento em tempo real para acomodar as novas necessidades. O técnico leva a ordem de serviço ao local, executa o trabalho e termina a sessão para indicar que a ordem está concluída.
A conclusão de uma ordem de serviço pode exigir várias visitas, se um técnico precisar de peças ou equipamentos especiais. O destinatário do trabalho também pode precisar assinar com o técnico para indicar que o serviço foi executado e é satisfatório. No caso de uma disputa sobre qualquer estágio do processo, como uma alegação de que o trabalho não foi realizado, a ordem de serviço do serviço pode fornecer informações e contexto para resolver o problema.
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