Uma ordem de serviço de manutenção geralmente é uma solicitação por escrito que lista o trabalho de manutenção a ser concluído em uma data e hora especificadas. A ordem de serviço de manutenção pode envolver trabalhos de manutenção preventiva ou reparos que precisam ser concluídos em prédios de apartamentos ou escritórios. Os formulários de ordem de serviço de manutenção geralmente são processados por supervisores ou coordenadores de manutenção para informar aos trabalhadores de manutenção quais tarefas precisam ser concluídas.
Se um inquilino em um apartamento alugado notar algo que precisa ser reparado, ele normalmente notificará o gerente do apartamento para que seja consertado. Após ser notificado, o agente ou gerente de leasing gerará um formulário de ordem de serviço. Normalmente, o formulário indica o nome, o número de telefone e o endereço do inquilino. A data em que a solicitação foi recebida também será escrita no formulário. Uma breve descrição dos reparos ou trabalhos de manutenção que precisam ser realizados também será declarada.
Os formulários de ordem de serviço de manutenção podem ser organizados de várias maneiras. Algumas ordens de serviço são escritas como uma agenda, com uma lista de verificação das tarefas a serem concluídas. Ao lado de cada tarefa escrita, pode haver um campo para inserir quaisquer problemas que um trabalhador de manutenção possa encontrar. Os formulários de ordem de serviço também podem incluir espaço para comentários adicionais. A ordem de serviço de manutenção será assinada pela pessoa que concluiu o trabalho e uma cópia poderá ser dada ao inquilino, bem como ao gerente ou supervisor de manutenção.
Nem todas as ordens de serviço de manutenção envolvem reparos nas estruturas do edifício. Uma ordem de manutenção pode ser gerada para reparos ou trabalhos de manutenção preventiva no equipamento. Os equipamentos de escritório, como computadores e aparelhos de fax, geralmente exigem manutenção por técnicos treinados. Se uma máquina ou equipamento de uma escola, academia ou hospital precisar ser reparado ou reparado rotineiramente, uma ordem de serviço de manutenção poderá ser processada.
Inquilinos ou proprietário do edifício normalmente não geram ordens de serviço de manutenção preventiva. As avaliações semestrais de manutenção de máquinas e outros equipamentos serão normalmente concluídas de acordo com os horários e datas programados. Após a conclusão, o trabalhador pode inserir informações pertinentes em um banco de dados de computador.
Ocasionalmente, uma ordem de serviço de manutenção pode incluir um campo para solicitações de alteração de configuração. Isso permite que os trabalhadores de manutenção listem quaisquer alterações que possam ser necessárias, em uma estrutura ou peça de equipamento. Isso pode incluir substituir ou alterar drasticamente, em vez de apenas fazer a manutenção, alguma peça de equipamento ou recurso de construção.
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