Uma proposta geralmente é uma ferramenta projetada para convencer um cliente a comprar um produto ou a receber financiamento e apoio para um novo projeto ou programa. Utilizadas na maioria das indústrias, da América corporativa à academia, as propostas são apresentadas de várias formas. Existem propostas informais e formais, bem como propostas solicitadas e não solicitadas. Independentemente do tipo, uma proposta geralmente visa informar o leitor sobre um problema ou necessidade, oferecer uma solução e fornecer uma ampla visão geral de como a solução proposta funcionará e quanto custará.
As propostas informais podem ser bastante breves e ser usadas como acompanhamento de uma reunião de negócios ou equipe. Eles geralmente reiteram o que foi aprendido ou descoberto na reunião e listam uma visão geral dos preços ou um esboço detalhado da solução. As propostas formais geralmente têm cartas de apresentação, pesquisas e números ou gráficos, detalhes descritos de todas as principais fases, agendas, tarefas organizacionais e uma repartição de custos de todos os componentes. Eles também costumam ter uma descrição dos serviços da empresa ou pessoa proponente, um currículo, uma lista de projetos anteriores e qualquer outra coisa que comprove suas qualificações.
Uma proposta solicitada geralmente é uma resposta a uma solicitação de proposta (RFP). Seja uma empresa que precisa de um serviço ou um departamento que está adicionando um novo programa, esses tipos de solicitações geralmente são bastante comuns e requerem um documento escrito para fazer uma oferta ou enviar uma idéia para um projeto. Eles geralmente respondem ao problema identificado ou solicitam especificações do cliente com informações de preços, uma descrição específica da solução, um plano detalhado de como ela será realizada e o que a torna a melhor solução. Geralmente, esses tipos de propostas devem ser competitivos, pois pode haver muitos envios que oferecem soluções diferentes.
As propostas não solicitadas geralmente são usadas para obter o interesse do cliente em potencial, descrevendo o serviço ou produto de uma empresa. Além disso, eles podem ser usados como uma forma de introdução ou como uma maneira de chegar na frente do cliente em potencial. Eles normalmente não têm muitos detalhes, pois geralmente são concluídos com pouco conhecimento das necessidades ou problemas específicos do cliente.
Escrever uma proposta geralmente é uma etapa fundamental na maioria dos processos de negócios. Geralmente, segue um formato comum, com uma introdução descrevendo o problema, uma seção do corpo detalhando a solução e uma conclusão enfatizando os benefícios e as próximas etapas. Os tipos mais formais geralmente têm cartas de apresentação e dividem as seções intermediárias em seções de declaração de trabalho, concluem orçamentos detalhados, fluxo de trabalho e cronogramas, além de pesquisas com análise de custos, metodologia e processos de avaliação.
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