A utilização dos funcionários é um reflexo da eficiência com que uma empresa usa sua equipe. É determinado analisando quanto tempo os funcionários gastam em atribuições e tarefas específicas como uma porcentagem do tempo disponível no trabalho. A baixa eficiência sugere que os funcionários estejam ociosos no trabalho, o que custa dinheiro à empresa. Isso também pode aumentar a insatisfação, pois os funcionários entediados e inquietos tendem a ser menos felizes no trabalho. Os consultores podem ajudar as empresas com pessoal subutilizado a determinar como aplicar seus recursos humanos de maneira mais eficaz.
Essa abordagem de gerenciamento exige que os funcionários mantenham registros precisos de suas atividades. Em vez de usar um relógio de ponto básico para rastrear o tempo gasto no trabalho, a empresa pode solicitar que a equipe registre o tempo associado a projetos específicos. O relógio de ponto ainda monitora as horas gerais de trabalho, mas os registros detalhados mostram o que os funcionários estão fazendo e quando. Alguns locais de trabalho facilitam esse registro mais do que outros. Em um escritório de advocacia, por exemplo, a equipe está acostumada a rastrear horas faturáveis por cliente ou emprego.
Em uma revisão de utilização de funcionários, os gerentes podem verificar quanto tempo os funcionários gastam em tarefas diferentes. Pode-se esperar algum tempo subutilizado para lidar com tarefas rotineiras e atividades de manutenção, como arrumar uma mesa e participar de reuniões do escritório que não dizem respeito a um trabalho específico. Se um funcionário passa muito tempo ocioso ou trabalhando em projetos não especificados, essa pessoa não está sendo bem utilizada. A empresa pode estar desperdiçando dinheiro e as habilidades do funcionário não estão sendo bem utilizadas.
Uma ferramenta para aumentar a utilização dos funcionários é o agendamento flexível, no qual os funcionários desenvolvem agendas personalizadas. Isso pode incluir oportunidades de trabalhar em casa ou alterar o horário para atender às necessidades de projetos específicos. Pessoas com habilidades específicas também podem ser transferidas para departamentos onde elas têm maior probabilidade de serem usadas. Os gerentes e agendadores também podem ser lembrados de usar pessoas com habilidades especializadas, em vez de confiar nos funcionários em geral para tarefas que podem exigir alguém com mais experiência e treinamento.
O gerenciamento, a delegação e o cronograma adequados do projeto também são importantes para a utilização dos funcionários. Se um gerente de projeto não criar um cronograma viável para um projeto, as pessoas poderão ficar ociosas em vários pontos, aguardando trabalho. Isso pode incluir pessoas que esperam que outros funcionários concluam uma tarefa ou funcionários forçados a ficar ociosos devido a atrasos causados por problemas no projeto. A capacidade de reatribuir trabalhadores se eles não estiverem sendo usados em situações como essa pode ajudar a aumentar a utilização dos funcionários.
Inteligente de ativos.