Despesas diretas são custos que surgem no curso de negócios ou assuntos pessoais que exigem pagamentos imediatos em dinheiro, colocando uma pessoa literalmente “fora do bolso” para cobrir essas despesas. Algumas dessas despesas podem ser dedutíveis de impostos, se se enquadrarem em certas categorias, e outras podem ser reembolsadas, permitindo que as pessoas sejam compensadas pelo dispêndio inesperado de dinheiro. Os recibos devem ser mantidos em ambos os casos para documentar cuidadosamente as despesas.
Os funcionários que conduzem negócios em nome de um empregador podem ter despesas extras, como pedágios de uma ponte, almoço para um cliente, suprimentos para concluir uma tarefa e assim por diante. Desde que as atividades do empregado tenham sido especificamente solicitadas e aprovadas pelo empregador, o empregador pode oferecer reembolso. Em outros casos, os funcionários podem reivindicar essas despesas em uma declaração de imposto, pois estão associadas ao custo de manuseio de tarefas atribuídas no trabalho.
Os empregadores com pessoal de confiança podem ter outros métodos para lidar com as despesas do bolso, como a emissão de cartões de crédito ou cheques em branco, ou permitir que os funcionários cobrem as despesas de uma conta da empresa. Em outros casos, os funcionários devem apresentar documentação de despesas incorridas durante a execução de trabalhos em nome da empresa para que possam ser revisadas. Se aprovado, um cheque será emitido para compensar, ou os funcionários serão pagos com um fundo de caixa para pequenas despesas.
Despesas pessoais que desembolsam às vezes são dedutíveis. Despesas médicas simples, cobertura para custos não cobertos pelos planos de seguro, podem ser dedutíveis. Se forem altos, geralmente são mais altos do que a dedução padrão, criando um incentivo para discriminar em uma declaração de imposto de renda. As doações para instituições de caridade também são consideradas uma forma de desembolso direto, já que a pessoa está fazendo pagamentos em dinheiro adiantados.
Pagamentos de bens e serviços usados durante um período de tempo não se qualificam. Assim, o gás e o pedágio saem do bolso, mas o seguro e o registro do carro não. Pessoas que usam carros para negócios da empresa podem, no entanto, reivindicar quilometragem para compensá-los pelo uso e desgaste do carro, junto com despesas indiretas como seguro. Da mesma forma, os prêmios do seguro saúde não saem das despesas do bolso, mas os co-pagamentos nas consultas médicas seriam. Normalmente, é fácil determinar se uma despesa se qualifica como um custo direto; se for para um serviço ou bem usado imediatamente, em vez de um investimento em um serviço de longo prazo, geralmente é uma despesa que sai do bolso.