Na maioria das jurisdições, tudo o que acontece em um processo judicial é registrado no que é chamado de ficha de registro. Como regra, cada tribunal tem uma pessoa responsável por inserir informações na folha de registro de cada caso. O secretário de registro, como é chamado, geralmente terá uma variedade de funções administrativas dentro do escritório do tribunal, cujo princípio é manter as folhas de registro em cada arquivo do caso, bem como no sistema de computador do tribunal, se aplicável.
Os funcionários que trabalham em um escritório do tribunal podem variar de acordo com a jurisdição; no entanto, existem alguns funcionários importantes encontrados na maioria dos escritórios judiciais. A maioria dos tribunais tem um oficial de justiça, cuja função é manter a ordem no tribunal, um repórter da corte que registra o processo e um funcionário que mantém os arquivos do tribunal. Dependendo do tamanho do tribunal, o atendente também pode desempenhar outras funções de secretariado ou concentrar-se apenas na manutenção dos arquivos.
Quando um processo judicial é aberto, um arquivo físico deve ser criado para acompanhar todos os registros do processo. Em muitos tribunais, um arquivo eletrônico também é criado no sistema de computadores do tribunal. Um dos primeiros documentos colocados no arquivo será uma folha de registro. A folha de registro é simplesmente um pedaço de papel que permite manter um registro de tudo o que acontece no caso e na data em que ocorreu.
Quando um pedido é apresentado em um processo judicial, a parte iniciante geralmente deve enviar o pedido ao atendente. O atendente entregará o documento com a data e hora em que foi arquivado. O documento original pode então ser colocado diretamente no arquivo ou repassado ao juiz para revisão, dependendo de qual é o pedido apresentado. Também pode ser necessário fazer uma entrada no arquivo no sistema de registros computadorizados da quadra.
Além de acompanhar os documentos arquivados em um caso, uma folha de registro também pode incluir um resumo dos procedimentos judiciais. Por exemplo, se uma audiência inicial ou pré-julgamento ocorrer, a folha do boletim indicaria um resumo básico do que aconteceu na audiência. O atendente é responsável por inserir um resumo do processo sempre que o caso for apresentado ao tribunal. Quando o caso terminar, o atendente será responsável pelo fechamento adequado do arquivo.