Os controles internos são uma prática que existe há centenas de anos, principalmente relacionada à maneira como as organizações gerenciam e protegem suas operações ou informações internas. Uma prática comum desses controles é verificar as informações financeiras de uma empresa e criar um sistema de processos ou atividades para proibir fraudes e apropriação indébita. Proprietários e gerentes de empresas são normalmente responsáveis por criar e implementar controles internos. Organizações maiores e empresas de capital aberto geralmente terão mais controles do que outras empresas.
Muitas vezes, os controles internos se enquadram em um de dois grupos: objetivo ou atividade. Cada grupo descreve controles de natureza semelhante e tentam proteger as informações financeiras de acordo com práticas específicas. A categorização objetiva de controles inclui princípios que determinam a existência, ocorrência, integridade, avaliação e apresentação ou divulgação de informações financeiras. Esses controles se concentram no aspecto contábil dos dados financeiros. As regras e métodos contábeis nacionais ditarão como as empresas registram as transações financeiras individuais para que os indivíduos tenham uma ideia clara do desempenho financeiro da empresa.
Os controles de atividades regerão a segregação de funções, detenção de registros por departamentos, supervisão de operações, autorização de atividades de funcionários, segurança de documentos financeiros e informações de clientes, salvaguardas físicas e aprovação da gerência do trabalho concluído. Esses controles se prestam à revisão observacional pelos proprietários, diretores, gerentes e supervisores. Além disso, esses controles podem precisar de ajustes à medida que a empresa cresce e se expande. Mais locais ou informações levarão a aumentos na papelada e na atividade contábil, o que, por sua vez, significa mais controles.
Empresas de capital aberto são usuários comuns de controles internos extensos devido à regulamentação governamental. Esses regulamentos garantem que as empresas públicas apresentem informações precisas e transparentes aos acionistas, que são os principais proprietários das empresas abertas. Os governos também podem ajustar os regulamentos com frequência para tomar medidas corretivas de falhas de controle anteriores.
As auditorias ajudam as empresas a determinar a eficácia e eficiência de seus controles internos. As auditorias – geralmente conduzidas por firmas de contabilidade pública – fornecerão uma opinião de terceiros sobre os controles financeiros e operacionais de uma empresa. Os auditores garantirão que a empresa esteja em conformidade com os padrões externos, que os funcionários não estejam subvertendo os controles e que os gerentes ou supervisores tenham uma presença ativa nas operações da empresa.
As empresas também podem descobrir, por meio de auditorias, que seus controles são muito restritivos para as operações de negócios. Os controles podem prejudicar gravemente como um funcionário conclui uma tarefa, exigindo a aprovação da gerência ou um segundo funcionário que deve concluir uma parte da tarefa. Esses problemas diminuirão a produtividade e aumentarão o tempo de inatividade dos funcionários, essencialmente forçando a empresa a pagar pela inatividade do funcionário.