Para acompanhar um ambiente de trabalho em constante mudança, os profissionais administrativos recebem uma ampla gama de responsabilidades. Esses profissionais de escritório podem se especializar em diversas áreas, desde profissões jurídicas, médicas e educacionais até áreas governamentais ou tecnológicas. As habilidades administrativas variam entre diferentes setores, bem como diferentes localizações geográficas.
Embora nem sempre seja necessário, muitos profissionais administrativos são certificados ou possuem diplomas em negócios, administração, tecnologia de sistemas de escritório ou programas relacionados. Todas essas posições geralmente exigem pelo menos um diploma do ensino médio na entrada. Além disso, muitas vezes é útil ter experiência ou educação dentro de um campo específico. Por exemplo, aqueles que trabalham em um ambiente jurídico podem achar benéfico ter habilidades administrativas relacionadas a estudos paralegais.
Profissionais de escritório em indústrias tecnológicas podem achar útil possuir habilidades adicionais em matemática, ciências ou informática. A maioria dos empregos no governo geralmente exige a realização de um exame do serviço público. Educação continuada, workshops e organizações profissionais são outras maneiras excelentes de adquirir mais conhecimentos e habilidades administrativas.
Embora suas funções possam variar de campo para campo e de lugar para lugar, a maioria dos profissionais de escritório ainda compartilhará um conjunto semelhante de habilidades. Uma delas inclui ter fortes habilidades de organização. Os profissionais administrativos devem ter a capacidade de realizar várias tarefas e usar as habilidades de gerenciamento de tempo. Trabalhadores administrativos são conhecidos por manipular inúmeras tarefas e clientes, além de cumprir os prazos. Esses profissionais devem não apenas fornecer procedimentos gerais de escritório, mas também apoiar a equipe; realizar agendamento; lidar com compras; treinar outros; e interagir com clientes, fornecedores e o público em geral.
Além disso, as habilidades administrativas dos trabalhadores de escritório devem incluir comunicação excepcional, escrita e oral. Eles não apenas são responsáveis pelo tratamento rápido e eficiente de todas as chamadas, mas também devem verificar regularmente as mensagens de correio de voz e e-mail, encaminhando-as às partes apropriadas. Fortes habilidades de redação, pesquisa e gramática também são importantes para o manuseio adequado da correspondência escrita dentro e fora do escritório. Profissionais administrativos são essencialmente a salvação do escritório.
Ter conhecimento das diretrizes básicas de etiqueta comercial e praticar discrição com conteúdo e materiais confidenciais são habilidades administrativas adicionais necessárias em um ambiente de escritório. Outro aspecto vital do trabalho inclui habilidades tecnológicas. Os profissionais de escritório devem ter fortes habilidades em informática e digitação. Eles também devem se manter informados sobre as mudanças tecnológicas em vários sistemas de software, como processamento de texto, planilhas e bancos de dados, e manter as habilidades adequadas na Internet. O gerenciamento de registros também é essencial.
A manutenção dos registros inclui procedimentos de arquivamento que envolvem arquivamento eletrônico e manual. No meio de tudo isso, os funcionários administrativos geralmente precisam manter a documentação e os suprimentos, além de distribuir correspondências e pacotes. Além disso, o equipamento dentro do escritório, como aparelhos de fax, copiadoras e impressoras, deve ser verificado e mantido ao longo do dia. As habilidades administrativas exigem educação e treinamento por toda a vida, a fim de acompanhar as novas tecnologias e as demandas mundiais.
Inteligente de ativos.