Uma das primeiras coisas a entender é que passivos não registrados não são necessariamente algo que se desenvolve porque um indivíduo ou empresa deixou de praticar a devida diligência na gestão de assuntos financeiros. Na verdade, é normal que qualquer empresa tenha algum grau dessas responsabilidades. Uma vez que um passivo não registrado nada mais é do que um item de passivo que atualmente não aparece em uma demonstração financeira, pode ser um fator que simplesmente não se tornou necessário relatar até aquele ponto.
Por exemplo, muitas empresas fornecem acumulação de férias para seus funcionários. Freqüentemente, os funcionários têm a capacidade de rolar o tempo de férias não utilizado de um ano para o outro. Isso pode levar a uma compensação considerável devida ao funcionário no momento em que o indivíduo decide se aposentar. O tempo de férias não utilizado não costuma aparecer como um item de linha nas demonstrações financeiras de muitas empresas. Uma vez que o tempo de férias não foi utilizado, não há como contabilizá-lo, até que o pagamento pelo tempo seja efetivamente emitido. Esse período de férias acumulado não utilizado é um excelente exemplo de passivos não registrados que podem ser registrados em algum momento futuro.
Outro cenário seria mudanças nas leis estaduais e federais que podem impactar o relacionamento entre um fornecedor e a empresa. Por exemplo, uma mudança nas leis que regem as telecomunicações permite que seus fornecedores de serviços de longa distância e conferência cobrem retroativamente uma nova taxa de serviço até a primeira do ano fiscal atual. Certamente, este não era um fator conhecido antes e não poderia ser tratado como um passivo registrado. Em vez disso, seria classificado como um passivo não registrado que, com o tempo, a empresa teria que pagar.
O mesmo se aplica ao orçamento doméstico. O orçamento pode permitir uma certa porcentagem fixa sobre hipotecas e juros de cartão de crédito. Quando algo acontece para aumentar essas taxas de juros, o resultado são passivos não registrados para as operações domésticas. Ou seja, algo que não estava previsto no orçamento doméstico e não tem lugar no balanço patrimonial doméstico, será tratado como um passivo não registrado até que a nova despesa seja contabilizada nas operações domésticas.
A auditoria financeira competente busca manter o valor dos passivos não registrados dentro de um limite razoável, principalmente itens de linha que são imprevistos ou não devem ser incluídos nas demonstrações financeiras até que possam ser contabilizados em uma classificação existente. Eles nunca devem ser vistos como um catchall para os problemas que surgem devido ao planejamento ou gestão inadequada de recursos.