Transações em aberto são quaisquer tipos de atividades financeiras que não são consideradas completamente liquidadas no final de um período contábil especificado. As transações comerciais desse tipo permanecem em aberto até que sejam finalmente liquidadas integralmente em um período posterior. Como muitos tipos de empresas operam com um processo que cria transações pendentes que podem permanecer instáveis por um período de várias semanas ou até mais, a maioria dos sistemas de contabilidade fornece alguns meios de rastrear o fluxo e refluxo em transações abertas como parte do processo de cobrança, e manter-se informado sobre que tipo de renda pode ser gerada em um ou mais períodos futuros.
Uma das maneiras mais fáceis de entender as transações em aberto é considerar a compra de bens ou serviços de uma empresa na qual a dívida não seja liquidada imediatamente pelo comprador que oferece um pagamento em dinheiro no momento da compra. Nesse tipo de configuração, o vendedor normalmente emitirá uma fatura para o comprador, que possui um determinado número de dias para remeter o pagamento integralmente. Supondo que a transação ocorra no meio de um mês contábil e os prazos para o pagamento sejam de 30 dias, o comprador não poderá remeter o pagamento nesse mês contábil atual. Nesse caso, a transação é identificada como aberta ou em aberto quando o mês contábil é encerrado.
Praticamente qualquer empresa que não dependa de pagamentos imediatos de bens ou serviços terá transações abertas que devem ser contabilizadas nos registros contábeis da empresa. O processo de envelhecimento ajuda a acompanhar o status dessas transações em aberto e oferece a oportunidade de determinar se uma determinada transação permanece aberta por um período incomum. Por exemplo, se o vencimento em uma fatura específica for agora de 45 dias e esse cliente normalmente pagar em 28 a 30 dias, a empresa poderá iniciar o contato com o cliente para garantir que a fatura foi recebida. Sob essa perspectiva, o monitoramento do status das transações abertas facilita o gerenciamento dos esforços de cobrança e a correção de descuidos ou outros problemas que podem estar atrasando o recebimento de pagamentos dos clientes.
Gerenciar a quantidade de transações abertas é muito importante para a estabilidade financeira de qualquer negócio. Para garantir que receba consistentemente receita suficiente para honrar as dívidas da empresa, as empresas costumam organizar processos de cobrança para oferecer ampla oportunidade para os clientes remeterem pagamentos o mais rápido possível. Algo tão simples quanto saber em quais dias do mês um cliente reserva para cortar cheques para faturas pendentes e cronometrar a entrega de uma fatura para esse cliente pode ajudar a reduzir a recuperação entre faturamento e recebimento de pagamento, uma estratégia que também ajuda a manter o número e valor monetário de transações abertas dentro de um intervalo aceitável.
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