Um administrador de informações de saúde tem quatro áreas principais de responsabilidade: criação de procedimentos de entrada de dados, gerenciamento da integridade dos dados, segurança do sistema e análise de dados. Um administrador de informações de saúde ou gerente de informações de saúde é treinado para manter os registros médicos dos pacientes. Os administradores de informações de saúde são empregados em hospitais, unidades de saúde e empresas de seguros. Em um departamento padrão de informações ou registros de saúde, o administrador de informações de saúde possui vários técnicos de informações de saúde responsáveis pela entrada de dados e pela análise de rotina.
As informações mantidas por um administrador de informações de saúde são usadas para analisar custos e tomar decisões sobre tendências de saúde, pessoal e compra de equipamentos. As informações devem ser precisas, confiáveis e seguras, devido à confidencialidade do paciente. Existe uma ampla variedade de sistemas de informações de saúde disponíveis no mercado. Não é incomum o administrador de informações de saúde trabalhar em estreita colaboração com a equipe de suporte do sistema para criar novos relatórios e melhorar a funcionalidade para atender a necessidades exclusivas.
Os procedimentos de entrada de dados são as regras e as etapas seguidas pelos técnicos de informação em saúde ao inserir informações no sistema de informação em saúde. Esses procedimentos são usados para reduzir o risco de erro de entrada de dados, garantir o uso consistente de códigos específicos para corresponder às informações reais e fornecer a base para todos os relatórios futuros. A criação e manutenção dessas regras determina a qualidade geral dos dados e tem um impacto direto na usabilidade das informações.
A integridade dos dados é uma função importante que é gerenciada com uma combinação de regras de processo e sistema de negócios. As regras do processo de negócios definem quais informações são registradas e como. A documentação de origem para entrada de dados deve ser definida e usada de forma consistente por todos os técnicos de informação em saúde. Os sistemas de computador podem ser programados para garantir que todas as entradas de dados atendam a certas regras relacionadas ao número de caracteres, agrupamentos numéricos ou verificações de entrada de dados duplicada. A combinação dessas funções fornecerá um grau de controle sobre a qualidade dos dados inseridos no sistema.
Os registros de saúde contêm informações pessoais do paciente, como idade, sexo, procedimentos exatos concluídos, exames solicitados, nome e especialidade do médico e medicamentos prescritos. Toda esta informação é altamente confidencial. O nível de segurança em torno do sistema de informações de saúde é crítico. Embora a segurança física seja geralmente de responsabilidade da equipe de tecnologia da informação, o administrador é responsável por controlar as pessoas que têm acesso e exatamente quais funções elas podem executar. Muitos sistemas de informações de saúde têm trilhas de auditoria para rastrear o nome do membro da equipe que acessou o arquivo de cada paciente e quando.
A última responsabilidade do administrador de informações de saúde é a análise dos relatórios do sistema. Eles são responsáveis por fornecer relatórios precisos e abrangentes à gerência sênior sobre custos, atividades, dados demográficos dos pacientes e outras informações, conforme necessário. Essa é uma função crítica para a tomada de decisões eficaz tanto no hospital quanto na empresa de seguros.