Os analistas de gerenciamento de programas são especialistas em negócios que ajudam as organizações a superar problemas com os quais a gerência não está familiarizada e que ameaçam suas oportunidades de crescimento e estabilidade. Em muitos casos, esses analistas trabalham para empresas especializadas em áreas de nicho, como sistemas de informação ou processos de fabricação, embora organizações maiores com várias entidades e interesses possam manter analistas de gerenciamento de programas em tempo integral para consultar regularmente gerentes e executivos de alto nível. Um analista de gerenciamento de programas normalmente começa em uma reunião com os gerentes para saber quais problemas são preocupações e determinar como esses problemas ameaçam uma organização e por que esses problemas ocorrem. É comum que um analista de gerenciamento de programas, ao lado de soluções de pesquisa, apresente soluções para o gerenciamento e atue como gerente de projeto que supervisiona a implementação de novos sistemas ou práticas e conduz treinamento e avaliação dos funcionários. Um analista de gerenciamento de programas também pode avaliar novos processos ou sistemas, uma vez em vigor há algum tempo para aprender sobre sua eficácia.
A maioria dos analistas de programas tem pós-graduação em áreas como administração de empresas. Em muitos casos, no entanto, eles também podem ter áreas de interesse mais especializadas, como sistemas de informação, logística ou engenharia. Também é comum que um analista de gerenciamento de programas seja um especialista em seu campo. Ele ou ela pode pertencer a organizações profissionais, ter certificação especial de trabalho e até escrever artigos ou livros sobre gerenciamento de programas.
Depois que um analista de gerenciamento de programas aprende sobre um problema, as próximas etapas que ele ou ela toma dependem amplamente da natureza do problema e de seu grau de complexidade. Por exemplo, se houver problemas com o sistema de telecomunicações de uma organização, um analista poderá começar a analisar dados que mostram níveis de produtividade e como eles se relacionam com a comunicação entre vários departamentos e entidades de uma organização. Nesse cenário, um analista de gerenciamento de programas provavelmente é um especialista em tecnologia da informação; portanto, ele pode pesquisar novas tecnologias, programas e práticas relacionadas ao compartilhamento de comunicação e apresentar várias opções para sistemas otimizados. Um analista especializado em gerenciamento da cadeia de suprimentos, por outro lado, pode monitorar o desempenho de diferentes fornecedores e distribuidores.
Se um analista de gerenciamento de programas conseguir convencer o gerente de que vale a pena tentar sua solução proposta, ele poderá assumir o papel de gerente de projeto. Em outras palavras, um analista pode se reunir com líderes de diferentes departamentos e discutir necessidades e preocupações relacionadas à implementação de novos sistemas. Ele ou ela pode então começar a treinar funcionários para usar novos sistemas. Depois que uma organização começa a adaptar um novo sistema, é comum um analista de gerenciamento de programas monitorar a produtividade e ajustar um novo sistema conforme necessário.