Uma carreira como assistente de operações normalmente gira em torno da assistência ao gerente ou diretor de operações. O trabalho do assistente é ajudar o departamento de operações a garantir que os negócios funcionem com eficiência e que os funcionários continuem na tarefa. Esses indivíduos podem trabalhar em uma ampla variedade de indústrias, mas tendem a ter funções de trabalho semelhantes. Algumas responsabilidades comuns de um assistente de operações incluem supervisionar as operações diárias, melhorar as práticas de negócios, marcar reuniões, interagir com os clientes e executar algumas tarefas de secretariado.
Um dos aspectos mais fundamentais de ser assistente de operações é supervisionar as atividades diárias de uma empresa. Dependendo do tipo de negócio, as especificidades disso podem diferir bastante. Por exemplo, um indivíduo que trabalha para uma loja de roupas pode envolver os clientes e responder a perguntas sobre produtos da loja. Por outro lado, uma pessoa que trabalha em um restaurante pode verificar o inventário de alimentos e supervisionar os cozinheiros da linha. Essencialmente, essa parte do trabalho tem como objetivo manter o fluxo de negócios e impedir a ocorrência de erros.
Melhorar as práticas gerais de negócios é outra grande parte desse trabalho. Por exemplo, um assistente de operações pode ocasionalmente alterar as políticas da empresa com a intenção de melhorar a eficiência. Ele também pode ouvir o feedback do cliente para descobrir como maximizar as vendas. Conseqüentemente, alguém nessa posição deve resolver problemas, capaz de improvisar quando necessário.
Para manter os vários departamentos de uma empresa na mesma página, um assistente de operações também pode marcar reuniões periodicamente. Ele normalmente seria responsável por designar uma hora e um local e entrar em contato com o pessoal apropriado. Esse aspecto do trabalho exige uma pessoa bem organizada e capaz de coordenar efetivamente os eventos.
Junto com isso, um assistente de operações geralmente é responsável por interagir com os clientes. Quando é apresentado a perguntas ou reclamações, geralmente depende dele fornecer respostas ou reconciliar a situação. Em algumas situações, ele pode envolver os clientes pessoalmente. Em outros, ele pode interagir principalmente por telefone ou e-mail. Consequentemente, é necessário um indivíduo com boas habilidades interpessoais, em diversas formas de comunicação, para realizar esse trabalho.
Algumas tarefas ocasionais de secretariado também são comumente desempenhadas por um assistente de operações. Isso pode incluir tarefas como definir compromissos para um gerente de operações, digitar documentos, enviar faxes e contabilidade. Além disso, ele pode executar quaisquer outras tarefas nas quais um gerente de operações precise de assistência. Esse aspecto do trabalho requer uma pessoa com capacidade de seguir ordens e realizar várias tarefas ao mesmo tempo.