O que um assistente de projeto faz?

Um assistente de projeto geralmente ajuda um gerente de projeto ou diretor de projeto com as tarefas necess?rias para executar um trabalho. Na maioria dos casos, isso inclui fun??es administrativas e administrativas. O assistente de projeto tamb?m pode participar de reuni?es e provavelmente ser? respons?vel por responder a perguntas na aus?ncia do gerente de projeto. Dependendo do tamanho do projeto, o assistente pode ser dedicado a um ?nico trabalho e gerente de projeto ou pode ajudar mais de um gerente em mais de um projeto simultaneamente.

O n?cleo do trabalho de um assistente de projeto geralmente gira em torno de tarefas administrativas e administrativas. A maioria dos projetos depende muito de arquivos e planilhas, incluindo linhas de tempo, or?amentos e listas de tarefas. Mant?-los atualizados, comunicar as atualiza??es e documentar as altera??es s?o uma parte cr?tica do gerenciamento de projetos e s?o tarefas que geralmente caem para o assistente quando h? um. Muitas empresas t?m requisitos espec?ficos sobre o que deve ser documentado e o que deve ser mantido em arquivos f?sicos.

Outros tipos de papelada tamb?m caem para o assistente de projeto. Isso pode incluir a solicita??o e o preenchimento de formul?rios e permiss?es de seguro, o preenchimento de pedidos de compra e muito mais. Tamb?m inclui freq?entemente o gerenciamento de correspond?ncia, como o fornecimento de relat?rios e atualiza??es regulares para o cliente.

O assistente do projeto tamb?m participar? frequentemente de reuni?es e participar? de teleconfer?ncias. Isso normalmente inclui reuni?es internas da equipe e reuni?es do cliente. Em muitos casos, o assistente ser? encarregado de tomar notas da reuni?o e desenvolver e distribuir um relat?rio da reuni?o posteriormente. Uma parte importante desses relat?rios ? a identifica??o dos itens de a??o e a atribui??o de responsabilidade para cada um. Tamb?m ? importante identificar datas de vencimento.

Enquanto o gerente ou diretor do projeto tradicionalmente tem mais responsabilidade em tomar decis?es, gerenciar o relacionamento com o cliente e garantir que o projeto permane?a dentro do or?amento e do cronograma, o assistente deve estar ciente do status do projeto o tempo todo, pois pode ser chamado para responda a perguntas se o gerente n?o estiver dispon?vel. Os gerentes de projeto podem estar em reuni?es, doentes ou em f?rias quando uma informa??o ? necess?ria por um membro da equipe ou um cliente, por exemplo. Saber onde encontrar os dados ? fundamental.

Um assistente de projeto que n?o ? dedicado a um ?nico projeto, mas ? respons?vel pelo suporte a v?rios gerentes ou v?rios projetos, ser? respons?vel por executar essas tarefas para cada projeto. Isso significa que o assistente deve ser muito organizado. Ele tamb?m deve ser capaz de priorizar tarefas e saber o que fazer quando as demandas de dois ou mais projetos conflitarem.