Um assistente de projeto geralmente ajuda um gerente de projeto ou diretor de projeto com as tarefas necess?rias para executar um trabalho. Na maioria dos casos, isso inclui fun??es administrativas e administrativas. O assistente de projeto tamb?m pode participar de reuni?es e provavelmente ser? respons?vel por responder a perguntas na aus?ncia do gerente de projeto. Dependendo do tamanho do projeto, o assistente pode ser dedicado a um ?nico trabalho e gerente de projeto ou pode ajudar mais de um gerente em mais de um projeto simultaneamente.
O n?cleo do trabalho de um assistente de projeto geralmente gira em torno de tarefas administrativas e administrativas. A maioria dos projetos depende muito de arquivos e planilhas, incluindo linhas de tempo, or?amentos e listas de tarefas. Mant?-los atualizados, comunicar as atualiza??es e documentar as altera??es s?o uma parte cr?tica do gerenciamento de projetos e s?o tarefas que geralmente caem para o assistente quando h? um. Muitas empresas t?m requisitos espec?ficos sobre o que deve ser documentado e o que deve ser mantido em arquivos f?sicos.
Outros tipos de papelada tamb?m caem para o assistente de projeto. Isso pode incluir a solicita??o e o preenchimento de formul?rios e permiss?es de seguro, o preenchimento de pedidos de compra e muito mais. Tamb?m inclui freq?entemente o gerenciamento de correspond?ncia, como o fornecimento de relat?rios e atualiza??es regulares para o cliente.
O assistente do projeto tamb?m participar? frequentemente de reuni?es e participar? de teleconfer?ncias. Isso normalmente inclui reuni?es internas da equipe e reuni?es do cliente. Em muitos casos, o assistente ser? encarregado de tomar notas da reuni?o e desenvolver e distribuir um relat?rio da reuni?o posteriormente. Uma parte importante desses relat?rios ? a identifica??o dos itens de a??o e a atribui??o de responsabilidade para cada um. Tamb?m ? importante identificar datas de vencimento.
Enquanto o gerente ou diretor do projeto tradicionalmente tem mais responsabilidade em tomar decis?es, gerenciar o relacionamento com o cliente e garantir que o projeto permane?a dentro do or?amento e do cronograma, o assistente deve estar ciente do status do projeto o tempo todo, pois pode ser chamado para responda a perguntas se o gerente n?o estiver dispon?vel. Os gerentes de projeto podem estar em reuni?es, doentes ou em f?rias quando uma informa??o ? necess?ria por um membro da equipe ou um cliente, por exemplo. Saber onde encontrar os dados ? fundamental.
Um assistente de projeto que n?o ? dedicado a um ?nico projeto, mas ? respons?vel pelo suporte a v?rios gerentes ou v?rios projetos, ser? respons?vel por executar essas tarefas para cada projeto. Isso significa que o assistente deve ser muito organizado. Ele tamb?m deve ser capaz de priorizar tarefas e saber o que fazer quando as demandas de dois ou mais projetos conflitarem.