Um consultor de comunicação fornece suporte interno ou externo ao departamento de comunicação da empresa. Em alguns casos, uma empresa contrata um consultor para atender às suas necessidades diárias de comunicação, em vez de manter uma equipe permanente. Outras vezes, uma empresa contrata uma empresa de comunicação externa periodicamente para lidar com tarefas ou projetos específicos. De qualquer forma, um consultor de comunicação pode ser contratado para executar qualquer tarefa que se enquadre no programa normal do departamento.
O pessoal de comunicação lida com o diálogo da empresa com o público e controla o teor das mensagens internas para funcionários, membros do conselho e outras partes interessadas. As áreas principais de comunicação incluem relações públicas e com a mídia, publicidade e atendimento ao cliente. Funcionalmente, os assistentes de comunicação trabalham em tarefas inferiores, como a elaboração de narrativa para materiais de marketing, correspondência ou site da empresa. Funcionários mais experientes projetam estratégias de comunicação, interagem com a mídia, atuam como porta-vozes da empresa e gerenciam mensagens de eventos em cooperação com os departamentos de marketing e publicidade. Um consultor de comunicação, dentro ou fora da empresa, pode ser contratado para executar qualquer uma dessas tarefas.
Os consultores de empresas maiores normalmente fornecem suporte adicional para os departamentos em funcionamento. Eles operam sob a supervisão de funcionários responsáveis por essa área de operações. Um consultor de comunicação nessas circunstâncias pode ser contratado como contratado independente para trabalhar junto com a equipe de nível inferior para aumentar a capacidade da empresa. Por exemplo, uma empresa pode contratar um consultor de comunicação para gerenciar seus fóruns on-line de suporte ao cliente ou publicar seu boletim mensal. Esse consultor localizado internamente pode trabalhar fora dos escritórios da empresa, mas não teria status de funcionário ou receberia benefícios.
Como alternativa, uma grande corporação pode contratar uma empresa de comunicação como consultora para uma área específica de operações, como contratar uma empresa de relações com a mídia para um evento especial. Esse tipo de consultor de comunicações trabalharia em conjunto com a equipe interna da empresa e sob a supervisão de um diretor de comunicações ou diretor de comunicações por um projeto ou período de tempo específico. Em alguns casos, uma empresa pode contratar uma empresa externa para lidar inteiramente com uma área funcional de comunicação, como contratar uma empresa de mídia social para gerenciar a presença em rede da empresa.
As empresas menores podem contratar um consultor de comunicação para os mesmos fins funcionais que as empresas maiores, mas muitas não têm recursos para manter a equipe de comunicação e contratar ajuda externa ao mesmo tempo. As empresas de pequeno e médio porte costumam contratar um consultor que pode servir como generalista de comunicações. Essa pessoa normalmente será o diretor de comunicações da empresa, mesmo que tecnicamente não seja funcionário. Nesse caso, o consultor executará qualquer uma das tarefas que seriam comuns em um departamento de comunicação.