Em geral, um coordenador administrativo gerencia e dá suporte aos escritórios de uma empresa ou organização. As principais funções do trabalho incluem, geralmente, fornecer suporte administrativo abrangente, supervisionar a equipe de suporte e ajudar a gerenciar o orçamento. Essas tarefas são adequadas para uma pessoa motivada, meticulosa e prática.
Deveres primários
A principal função de um coordenador administrativo é atuar como uma ligação entre departamentos, fornecedores externos e funcionários. Para funcionar de maneira eficaz, a maioria das organizações possui uma hierarquia complexa de indivíduos e especialistas que precisam trabalhar juntos para realizar as tarefas. Os coordenadores administrativos normalmente organizam, supervisionam e facilitam esse fluxo de trabalho. Eles também podem ser chamados a aprender os detalhes técnicos e o funcionamento interno de uma organização para fornecer suporte especializado.
Por exemplo, se um membro do corpo docente de uma universidade precisar de reembolso pelas despesas de viagem, o coordenador poderá precisar trabalhar com vários outros departamentos para garantir os fundos. Ele ou ela pode trabalhar com o escritório de viagens, o departamento de contabilidade, a equipe de suporte da faculdade ou outras pessoas para processar as informações necessárias para o membro da faculdade. Um coordenador administrativo com conhecimento especializado sobre o protocolo de reembolso da universidade geralmente pode servir melhor o membro do corpo docente do que outros funcionários da escola.
Gerenciamento de equipe
O coordenador administrativo de uma grande organização geralmente gerencia a equipe de suporte. Esses membros da equipe geralmente incluem funcionários não supervisores no departamento que prestam serviços de secretaria, secretariado ou financeiros. A maioria dos coordenadores também é responsável por contratar novos funcionários, avaliar ou repreender os funcionários atuais e definir atribuições de trabalho.
Deveres de suporte
Um coordenador administrativo pode ter que executar tarefas administrativas básicas, especialmente se a organização para a qual ele trabalha for pequena. Ele ou ela pode estar envolvido na manutenção de bancos de dados, na criação de relatórios, na redação de cartas e no trabalho em outras atividades gerais de suporte. Os coordenadores são frequentemente responsáveis pela manutenção do escritório, incluindo a compra de suprimentos, o trabalho com o gerenciamento de instalações e a manutenção de equipamentos.
Orçamento
Outra tarefa importante para um coordenador administrativo é ajudar a preparar e implementar o orçamento da organização. A maioria dos coordenadores geralmente está envolvida em algum grau na gestão financeira de sua empresa. Eles geralmente estão envolvidos no monitoramento de como o dinheiro é gasto, ajudando a controlar custos, aprovando despesas e escrevendo relatórios financeiros.
Tornando-se Coordenador Administrativo
A principal qualificação para um coordenador administrativo é a experiência de trabalho anterior, com muitas organizações exigindo um equivalente a sete anos em suporte administrativo. Muitos coordenadores anteriormente ocupavam cargos como gerentes de escritório ou administrativos, assistentes administrativos ou como representantes de atendimento ao cliente. Além da experiência, muitos desses cargos exigem um mínimo de diploma do ensino médio ou diploma de equivalência geral (GED). Algumas organizações podem exigir um diploma de bacharel ou até mesmo de pós-graduação.