Um consultor de viagens corporativas trabalha como um agente de viagens dedicado para grandes empresas. Ele ou ela deve pesquisar e fazer planos de viagem para funcionários individuais ou eventos de grandes grupos, como convenções de negócios. Esses consultores também oferecem aconselhamento cultural aos funcionários que viajam internacionalmente, para ajudá-los a se comunicar efetivamente com estrangeiros.
Muitas grandes empresas têm várias filiais localizadas em todo o mundo; um consultor de viagens corporativo entra em contato com hotéis locais próximos às filiais e discute as tarifas corporativas. De fato, o consultor pode criar um contrato entre a empresa e o hotel para garantir que reservas futuras sejam garantidas sob uma taxa acordada. Além disso, ele ou ela pode discutir tarifas de grupo se o hotel for usado por vários funcionários da empresa ao mesmo tempo, como em uma reunião corporativa anual.
Antes de recomendar um hotel para um contrato comercial, o consultor de viagens corporativas normalmente visita o hotel para avaliação. As salas de conferência e os quartos de hotel são geralmente inspecionados quanto ao conforto e qualidade gerais, para garantir que eles sejam uma boa combinação para a corporação. O consultor pode se reunir com a gerência do hotel para discutir quaisquer necessidades específicas que a corporação possa ter, como reservar um andar inteiro de salas para uma grande reunião corporativa.
O transporte de e para o hotel, bem como durante a viagem, normalmente é organizado pelo consultor de viagens corporativo. Cada cidade oferece diferentes tipos de transporte; o consultor deve pesquisar e escolher a forma de viagem mais confiável, segura e econômica. Muitas vezes, o consultor de viagens corporativas trabalha com uma empresa de aluguel de carros específica e cria um contrato. Este contrato fornecerá uma taxa reduzida para os funcionários que viajam com a empresa em particular.
Viajar envolve alguns riscos, como a falta de um voo de conexão devido a atrasos no aeroporto. O consultor de viagens corporativo intervirá em nome do funcionário que estiver viajando e agendará planos de viagem alternativos; como resultado, o funcionário será redirecionado profissionalmente para outro meio de transporte, para que reuniões importantes não sejam canceladas.
No caso de viagens internacionais, o consultor deve ser bem versado em costumes locais específicos e documentos de viagem legalmente exigidos. Os consultores devem estar cientes de todas as leis de passaportes e vistos, para que todos os funcionários que viajam tenham uma viagem simplificada entre os países. Certas regiões podem ter costumes dos quais a maioria dos viajantes desconhece; o consultor deve explicar quaisquer termos ofensivos ou gestos com a mão aos funcionários que viajam para que eles não sejam mal interpretados em uma região estrangeira. Por exemplo, o gesto com a mão “polegar para cima” pode ser visto como ofensivo em alguns países.