Um coordenador de agendamento é um funcionário da companhia aérea que lida com uma variedade de tarefas relacionadas à definição, alteração e manutenção de agendamentos de funcionários. Ele utiliza planilhas e bancos de dados de computador para acompanhar os registros dos funcionários, criar agendas diárias e semanais e fazer as alterações necessárias. Além disso, um coordenador freqüentemente atua como uma ligação entre funcionários e gerência em relação a mudanças nas políticas e solicitações de folga. O título de coordenador de agendamento também pode se referir a um gerente ou trabalhador geral de recursos humanos em outro ambiente, como uma loja de varejo ou consultório médico, que executa tarefas de agendamento.
Criar um cronograma para comissários de bordo e pilotos nem sempre é tão simples quanto verificar suas disponibilidades, horas e preferências. Muitas grandes companhias aéreas operam várias aeronaves diferentes e alguns funcionários podem não ter a certificação ou qualificação adequada para trabalhar em cada tipo. O coordenador de agendamento deve revisar as credenciais e os contratos dos trabalhadores e compará-los com as leis regionais e nacionais para garantir que os aviões tenham equipes apropriadas.
Se um atendente, piloto ou outro funcionário da companhia aérea não puder vir ao trabalho, o coordenador de agendamento deverá revisar rapidamente os planos para evitar atrasos e cancelamentos. Ele normalmente mantém uma lista eletrônica de trabalhadores disponíveis de plantão e de meio período para contato, caso outro funcionário fique doente ou tenha uma emergência familiar. Se o coordenador reconhecer problemas na contratação de funcionários para voos específicos, ele ou ela consultará funcionários e executivos de empresas aéreas para resolver o problema.
Os requisitos para se tornar um coordenador de agendamento podem variar entre os empregadores, mas a maioria das companhias aéreas prefere contratar profissionais com diploma de associado ou bacharel em recursos humanos, administração de empresas ou áreas afins. A experiência nas configurações do escritório e nas posições de atendimento ao cliente é muito útil para encontrar trabalhos de nível inicial como balconista de agendamento ou assistente de coordenador. Uma pessoa que deseja obter um cargo de coordenador sênior de programação pode precisar seguir a educação continuada para obter um diploma ou certificado em operações de transporte aéreo.
Os coordenadores de agendamento em locais fora do setor aéreo geralmente têm responsabilidades e qualificações semelhantes. Um coordenador de uma clínica odontológica, por exemplo, monta um cronograma de trabalho para dentistas, assistentes e equipe administrativa que atenderá às necessidades de sua lista de pacientes esperada. Ele ou ela pode marcar e alterar compromissos, fazer ajustes para férias e dias de doença e manter registros de horas e salários. Experiência prática no escritório e uma graduação em recursos humanos é necessária para o emprego na maioria dos ambientes.