Um coordenador de controle de documentos ? respons?vel por qualquer tipo de documenta??o que uma empresa possa usar para conduzir opera??es comerciais. Isso geralmente inclui figuras e diagramas, registros de computador e documentos escritos. Esse coordenador pode configurar um sistema de documenta??o e geralmente ser? respons?vel por gerenci?-lo e control?-lo. Ele tamb?m pode ser respons?vel por criar procedimentos para o uso do sistema e provavelmente ajudar? outras pessoas a usar os procedimentos de maneira eficaz. O coordenador de controle de documentos ? vital para o sucesso dos departamentos de produ??o, pois ? respons?vel por ajudar a rastrear altera??es e melhorias nos projetos.
Os tipos de documentos que um coordenador precisar? rastrear e armazenar variam de setor para setor. Dependendo do tipo de empresa em que trabalha, um coordenador de controle de documentos desenvolver? e implementar? um sistema para armazenar e recuperar toda a documenta??o necess?ria. Ele pode coletar e rastrear arquivos em papel, obras de arte e plantas. Ele tamb?m pode ser respons?vel por controlar o faturamento e outros documentos relacionados a um projeto espec?fico dentro da empresa. O sistema pode ser de toda a empresa; nesse caso, o coordenador ter? v?rios departamentos diferentes, dependendo do tipo de documenta??o.
Em qualquer projeto comercial que envolva manuten??o de registros, v?rios departamentos e funcion?rios estar?o envolvidos na cria??o e distribui??o de informa??es. O coordenador de controle de documentos gerenciar? qualquer esfor?o para coletar e controlar essa massa de informa??es e toda a documenta??o ou arquivos de computador que o acompanham. Isso tornar? a comunica??o eficaz com outros departamentos e organiza??es externas um papel vital para qualquer pessoa nesta ocupa??o.
Os documentos que o coordenador deve supervisionar podem ser de departamentos internos da empresa ou de contratados e clientes externos. Muitas vezes, ele deve verificar as informa??es com v?rios supervisores diferentes para garantir que a documenta??o seja precisa e ele pode estar encarregado de preparar e distribuir c?pias de documentos para departamentos internos e externos. O coordenador de controle de documentos ter? a tarefa de rastrear altera??es na modelagem e constru??o de produtos, al?m de armazenar e recuperar documentos para avalia??o e revis?o. Al?m disso, ele pode ser respons?vel por apresentar as informa??es de controle de documentos ? ger?ncia e aos clientes.
O dia t?pico de um coordenador de controle de documentos provavelmente ser? gasto organizando, catalogando e rastreando arquivos em papel e eletr?nicos. Ele passar? algum tempo coordenando com outras pessoas dentro de sua pr?pria empresa, bem como com organiza??es de fora. Ele pode passar partes do dia supervisionando e treinando outras pessoas em pol?ticas e procedimentos de controle de documentos.