Um coordenador de folha de pagamento gerencia o sistema para remunerar funcionários e pagar impostos sobre o emprego. Isso inclui o tempo de processamento trabalhado por remuneração normal, mas também pode incluir o gerenciamento de reembolsos, o cálculo dos benefícios devidos e o bônus de processamento e outras verificações únicas. O escopo real do trabalho de um coordenador depende da estrutura organizacional da empresa. Geralmente, grandes empresas com departamentos de contabilidade diversificados designam um coordenador de folha de pagamento para processar estritamente as tarefas. Pequenas empresas sem pessoal dedicado de contabilidade ou recursos humanos provavelmente esperam que um coordenador faça tudo o que for necessário para pagar aos funcionários e acompanhar os benefícios.
Uma das partes mais complicadas das operações de negócios é o processamento da folha de pagamento. A tarefa é altamente regulamentada a partir de várias direções. Os empregadores são obrigados por lei a pagar os funcionários de acordo com um cronograma, em um valor acordado, e a compensar adequadamente as horas extras trabalhadas. Por lei, as empresas também são obrigadas a pagar impostos de emprego apropriados aos governos locais e regionais. Além disso, as autoridades fiscais exigem que as empresas mantenham a prova do tempo trabalhado pelos funcionários, caso as despesas comerciais sejam auditadas pelo governo.
Esses passivos legais em potencial tornam o gerenciamento da folha de pagamento uma função crítica dos negócios. Um coordenador de folha de pagamento é um especialista contratado especificamente para gerenciar o processo de pagamento de funcionários de acordo com um cronograma estabelecido. Isso inclui a coleta, a revisão e o arquivamento de folhas de ponto, a verificação da precisão no processo de relatório de horas e a garantia de autorizações apropriadas para o pagamento de pagamento regular e qualquer hora extra. Por fim, o coordenador é responsável por embalar o pagamento e entregá-lo aos funcionários. Cortar cheques e organizar depósitos eletrônicos nas contas bancárias dos funcionários são as formas típicas de pagamento da folha de pagamento.
Enquanto uma empresa é pequena com um número limitado de funcionários, um coordenador de folha de pagamento geralmente pode gerenciar o processo da folha de pagamento manualmente. Os cálculos de tempo são mantidos em uma planilha financeira, os cheques são executados internamente e os pagamentos de impostos são feitos por meio de uma conta comercial direta com a agência tributária. Assim que uma empresa atinge uma certa capacidade, no entanto, torna-se impossível gerenciar a folha de pagamento dessa maneira. Um coordenador de folha de pagamento no próximo nível é responsável por executar algum tipo de software de folha de pagamento ou trabalhar com uma empresa de processamento de folha de pagamento. As tarefas são basicamente as mesmas, exceto que todo o sistema é informatizado.
À medida que a força de trabalho aumenta em número, o gerenciamento da folha de pagamento também precisa se expandir. Dependendo da estrutura operacional da empresa, espera-se que um coordenador da folha de pagamento mantenha uma contabilidade dos benefícios devidos aos funcionários, como contribuições acumuladas para um plano de aposentadoria. Ele pode ser encarregado de acompanhar e executar o reembolso de despesas e lidar com perguntas dos funcionários sobre sua taxa de pagamento e outros problemas. Um coordenador trabalhará com o pessoal de contabilidade e recursos humanos para cumprir essas tarefas auxiliares, ou às vezes operará em lugar de pessoal dedicado nesses departamentos, dependendo das circunstâncias.