Um coordenador de vendas de eventos normalmente é contratado para organizar a venda de ingressos para um evento especial ou para gerenciar o processo de vendas para empresas que realizam eventos regularmente. Nos dois casos, o coordenador de vendas do evento é parte integrante do sucesso financeiro do evento e geralmente precisa atender a metas de vendas específicas. A administração e o atendimento ao cliente também são grandes partes do trabalho.
Eventos especiais têm uma estrutura financeira baseada na venda de ingressos. Os ingressos não apenas precisam ser vendidos, mas geralmente devem ser vendidos antes do evento. Os eventos normalmente dependem da venda antecipada de ingressos para fornecer fluxo de caixa, para que os organizadores possam pagar antecipadamente por recursos para tornar o evento um sucesso. A pessoa que coordena a venda de ingressos é considerada um dos funcionários mais importantes da equipe organizadora.
Nos eventos especiais únicos, o coordenador de vendas do evento geralmente é responsável por elaborar um plano de venda de ingressos. Este plano detalha como o processo de solicitação de vendas funcionará, como envolver as partes envolvidas e prospectar novos mercados e o tempo previsto para as entradas de caixa. O coordenador também deve supervisionar o processo administrativo para coletar dinheiro, registrar vendas e fornecer comprovante de compra.
A administração do processo de vendas pode envolver a configuração de vários métodos de pagamento, garantindo que o pagamento possa ser feito pela Internet e processando o pagamento em um sistema de gerenciamento eletrônico de convidados. Os eventos geralmente têm níveis de participação que custam valores diferentes. Para um evento, uma das coisas mais importantes a garantir após a promoção da venda de ingressos é que as pessoas que pagaram possam ser identificadas adequadamente no nível apropriado de participação no dia do evento. Tudo isso geralmente se enquadra na descrição do trabalho do coordenador de vendas do evento.
Os coordenadores de vendas também devem oferecer um atendimento impecável ao cliente e gerenciar o back-end do evento. Ele deve garantir que os participantes saiam preparados para se inscrever novamente no evento no ano seguinte, se continuar anualmente. O coordenador de vendas do evento reconcilia a papelada, informa os números finais de vendas e se prepara para os esforços de vendas do próximo ano, se aplicável.
Outro tipo de cenário de evento que emprega um coordenador de vendas é o departamento de catering de um restaurante ou salão. Esse tipo de estabelecimento atende a grupos que reservam serviço para ocasiões especiais. Nesse cenário, o coordenador de vendas do evento está sempre ocupado com um novo grupo, e não com um evento especial único. Ele é responsável por reservar grupos e gerenciar a venda de alimentos e bebidas quando eles chegarem. O coordenador garante que a comida consumida seja faturada adequadamente ao cliente e reconcilie o evento com a entrada de caixa no final do dia.