Um especialista em documentação é um profissional cujo trabalho principal é criar ou gerenciar documentos, ou ambos. Isso pode incluir a documentação de processos, projetos e procedimentos usando várias mídias. Também pode incluir a coleta de documentos de várias partes interessadas e a consolidação em um arquivo ou documento utilizável. O objetivo dessa documentação pode variar de interesse histórico ao estabelecimento de práticas de negócios e requisitos governamentais.
Em muitos casos, um especialista em documentação é a pessoa que realmente faz a documentação. Isso pode significar a criação de manuais de políticas e procedimentos com base nas práticas atuais ou a criação de um manual do usuário que documenta como um produto deve ser usado ou montado. Também pode significar a criação de uma linha do tempo de ações e comunicações quando um processo é ditado pelos órgãos reguladores ou se pode envolver potencialmente uma disputa ou ação judicial. Também pode significar documentar eventos e ocorrências para um registro histórico.
Como exemplo, considere uma empresa que precisa executar etapas específicas de segurança durante um processo de fabricação. Um especialista em documentação pode ser responsável por assistir o processo ser concluído corretamente e criar um documento que informe aos funcionários como replicar o processo passo a passo. Este trabalho auxilia no treinamento e também ajuda a mostrar aos órgãos reguladores que a empresa está tentando seguir o procedimento correto.
Em conjunto com ou no lugar da escrita de documentos, um especialista em documentação pode ser responsável por registrar eventos e processos por meio de fotografia ou vídeo. Isso pode incluir tirar fotos de um carro que sofreu um acidente com o objetivo de documentar os danos de uma reivindicação de seguro ou ação judicial. Também pode incluir a filmagem de um evento ou procedimento especial, para que possa ser retratado com precisão, sem depender da memória humana.
Outro tipo de especialista em documentação é alguém que reúne os documentos necessários de outras pessoas. Por exemplo, se uma empresa estiver tentando coletar dinheiro de um cliente e estiver considerando uma ação legal, um especialista em documentação pode ser solicitado a montar o contrato de compra original, todas as faturas aplicáveis e todos os e-mails ou outras comunicações enviadas ou trocadas com o cliente em questão. Esse tipo de especialista também pode criar documentos independentes que fornecem detalhes adicionais ou descrevem como os documentos foram obtidos.
É importante observar que o termo não deve ser confundido com o termo especialista em documentos. Um especialista em documentação cria ou reúne documentos com o objetivo específico de rastrear informações ou provar alguma coisa. Um especialista em documentos é alguém que trabalha com documentos existentes e pode se referir a um grande número de trabalhos, que variam de funcionários de uma loja de cópias a especialistas em manuscrito que autenticam documentos históricos.